Для командной работы над проектами лучшее решение — программа для постановки задач сотрудникам. Это могут быть как CRM-системы, так и тайм-трекеры с функцией создания проектов и задач, делегирования обязаностей и контроля времени. Рассмотрим на примере, Yaware.Timetracker
Функциональные возможности программы
Кроме учета времени и фиксации сайтов и программ, Yaware.Timetracker имеет ряд возможностей для работы с проектами и задачами.
Создание проектов и задач
Работа с проектами и задачами начинается с их создания. Для того, чтобы создать проект или задачу, необходимо нажать соответствующую кнопку на панели справа. При создании проекта вводится всего несколько пунктов:
- название проекта;
- описание;
- бюджет;
- ставка за выполнение;
- валюта.
Последние 3 пункта помогут при расчетах бюджета проекта и расчете заработной платы сотрудников, но об этом ниже.
При создании задачи данных вводится больше:
- проект, которому принадлежит задача;
- название задачи;
- приоритетность;
- тип задачи;
- статус;
- дата начала и окончания выполнения;
- временная оценка;
- описание;
- исполнитель;
- бюджет;
- ставка;
- валюта.
Валюта задачи должна соответствовать валюте проекта, чтобы не было ошибок в расчетах.
Статистика выполнения задачи
Статистика начинает собираться, как только сотрудник начинает выполнение задачи. Благодаря своему изначальному предназначению, программа фиксирует время выполнения задачи, а также используемые во время выполнения программы и сайты. Последние программа автоматически разделяются на продуктивные и непродуктивные. Также, разделяется время, проведенное онлайн и оффлайн.
Оперативные уведомления о задачах
Моментальные уведомления приходят сотрудникам, когда:
- создана новая задача, исполнителем которой является сотрудник;
- в задаче сотрудника сделаны изменения;
- к задаче сотрудника был добавлен новый комментарий.
Уведомления помогут сотрудникам быстро реагировать на изменения, и не пропускать нужную информацию от руководства.
Отчет по Бюджету
Об этом отчете мы говорили выше. Отчет по бюджету предназначен для оценки процесса реализации проекта. Отчет показывается в разрезе проектов, и в разрезе задач. Он содержит информацию об отработанном времени, потраченном и плановом бюджете, дельта бюджета.
Отчет по бюджету позволяет контролировать расходы на проект и моментально реагировать на изменения.
Кому и чем полезна программа для подсчета времени командной работы?
Благодаря объединению нескольких функций в одной программе, Yaware.Timetracker будет полезна многим людям на предприятии.
Владельцу или Директору
Для владельца бизнеса главное — видеть, куда движется предприятие, и насколько эффективно оно функционирует. Общий отчет по компании, рейтинги сотрудников и используемых приложений, отчет по проектам и задачам позволят быстро проанализировать основные показатели. И уже на основании этого направлять компанию в нужную сторону.
HR-менеджеру
Автоматический табель учета рабочего времени поможет при расчете почасовой оплаты труда. Если же зарплата сотрудников зависит от выработка, отчет по проектам поможет оценить результаты выполнения задач.
Менеджеру проекта
Рейтинги сотрудников по отделениях, а также детальные отчеты по каждому сотруднику позволят менеджеру понять, кто из подчиненных тормозит реализацию проекта. Отчеты об оффлайн-активности, а также об использованных сайтах и приложениях, помогут понять, почему это происходит.
Сотруднику
Доступ к личной статистике позволит сотруднику самостоятельно оценивать собственный труд. Это помогает повысить мотивацию, самодисциплину и самоорганизацию. Кроме того, программа поможет сотруднику доказать свою ценность и улучшить свои результаты.
На что еще стоит обратить внимание выбирая программу для работы с проектами и задачами
Принимая решение использовать в работе программу для подсчета времени командной работы, в первую очередь обращайте внимание на такие факторы:
- возможность интеграции с CRM-программами и планерами;
- наличие напоминаний;
- наличие детальных — и главное понятных — отчетов о работе;
- возможность коммуникации между сотрудниками непосредственно в программе;
- понятный для пользователя интерфейс.
В основном, руководствуйтесь личными ощущениями. Ведь только Вы точно знаете что нужно Вам и Вашей команде для лучшей работы. Для начала, всегда берите тестовый период или посмотрите онлайн-демо версию. В большинстве программ они присутствуют, и позволят оценить потребность в софте на предприятии без лишних капиталовложений.
