Каждый руководитель наблюдал картину: входишь в помещение — и все разговоры прекращаются, соцсети закрываются, работа кипит полным ходом. Все дружно уткнулись в мониторы, дружно звонят клиентам, дружно делают все, чего только от них не потребуешь. Картина маслом, но — увы и ах! — фальшива. А надобно-то настоящую. Вот и проявляется это непонятное для сотрудников понятие — отчет по проделанной работе за день. Причем, какими бы ни были обязанности, ранг, стаж работы — от этого не отмажешся. Что ж, сейчас мы постараемся объяснить, почему на самом деле отчет так важен.
Отчет о проделанной работе — для чего он нужен?
Человеческий труд должен быть не расходом, а экономической выгодой. То есть, сотрудника просто так на предприятии держать не будут. Он должен приносить пользу. Еще до найма на работу каждый кандидат проходит целый список документации, которая должна убедить руководство в его надобности (обычно, этим занимается один из руководителей). Но даже после того как мотивированное предложение этого руководителя о найме работников будет одобрено руководством, даже после того, как кандидат принят в коллектив все только начинается. Обоснование необходимости «содержания» теперь просто переходит в форму постоянства. Сотрудник обязуется выполнять поставленные руководством задачи.
Обычно, понятие “нормы выработка” на предприятиях отсутствует. Руководители действуют по принципу “все должны быть при деле” и по этому же принципу планируют работу своих подопечных. Кроме того, на большинстве фирм сотрудники самостоятельно разрабатывают планы рабочего дня (недели, месяца). Безусловно, в этом случае они подтверждаются прямым руководством. И конечно же, благодаря такому течению дел, отчетность о проделанной работе просто необходима.
Можно выделить несколько причин, зачем это нужно:
- оправдание расходов на подразделение;
- наглядное доказательство проделанной работы (если необходимо предоставить контрагентам, партнерам, клиентам);
- соблюдение порядка и дисциплины;
- контроль над выполнением (или невыполнением) задач сотрудниками.
Как писать отчет о проделанной работе?
Отчет состоит из трех основных составляющих:
- название задачи,
- результат, который был достигнут в ходе ее выполнения,
- время, затраченное на выполнение.
Название выполненной задачи:
Коротко, лаконично, понятно.
В примере отчета о проделанной работе может быть: “Отнести отчеты за предыдущую неделю в бухгалтерию”.
Результат за проделанную работу:
Например: «Отчеты отнесены, кроме отчета Степаненко, который находиться на перепроверке«.
Если запланированный результат не достигнут — указать причину и объяснить, как будет решена возникнувшая проблема. Решение проблемы оформляется как новая задача, в которой указывается ссылка на текущую, как базовою-источник.
Затраченное время на задачу:
Рядом с результатами указывается время для их получения. Если сотруднику кажется, что задача заняла у него больше времени, чем нужно, он должен объяснить, почему так случилось.
Пример: “Задача: Отнести отчеты за предыдущую неделю в бухгалтерию. Время: 1 час. Пояснение: На отнесения отчетов затрачен 1 час времени из-за необходимости поиска отчета Степаненко, который находился в кабинете руководителя”.
Дополнительно:
В отчете советуем добавить графу: как можно улучшить результативность от работы, пункты, которые мешают исполнять обязаности и дополнительные коменнтарии, где будет фиксироваться нужная информация нетипичных заданий.
Отчет о проделанной работе: пример на Yaware.TimeTracker
Сотруднику
Правильно рассчитать время, потраченное на определенную задачу довольно сложно. Поэтому большинство предприятий используют специальные программы. К таким относиться и Yaware тайм трекер. Это сервис учета времени, а с новым функционалом TaskTracker — еще и программа управления задачами. Таким образом, используя TimeTracker вы сможете полно и точно описать свой день до мельчайших подробностей. Программа дает возможность вам видеть поставленные задачи и сколько вы выполняете то или иное задание. Она фиксирует время, затраченное на задачу, и фиксирует продуктивное время всего рабочего дня. С программой TimeTracker вам будет намного легче работать над теми заданиями, которые наиболее ценятся, а также иметь конкретные цифры своей эффективности и ценности.
Руководителю
Письменные отчеты канули в лету с появлением компьютеров. По крайней мере, должны были. С помощью Yaware.TimeTracker вам больше не придется копаться в грудах бумаги, чтобы проследить за выполнением задач сотрудников. В интерфейсе программы предусмотрена система отчетов, обеспечивающая информацию о выполнении поставленных задач и продуктивности каждого из сотрудников. Благодаря Yaware.TimeTracker вы сможете следить за временем выполнения задач, оставлять примечания и комментарии, наглядно видеть продуктивность сотрудников.
Отчет по приложениям содержит в себе всю информацию о посещаемых каждым сотрудником приложений, сайтов, программ:
В отделе «Бюджет» находиться отчетность по выполнению задач: потраченное время, стоимость, исполнители, исполнительская ставка и так далее.
Вам подарок — 14 дней бесплатного полного доступа. Держите руку на пульсе компании.
