Даже в небольшой компании руководство требует не просто оперативной связи с каждым сотрудником. Им важно иметь возможность постановки задачи или условий нового проекта по мере выполнения предыдущих заданий. То есть, руководитель даже небольшого отдела львиную долю времени затрачивает не на контроль выполнения заданий или разработку новых, а постановку задач поочередно всем работникам.
А теперь представьте, что сотрудников несколько десятков. Некоторые из них работают в удаленном режиме. А прием и постановка заданий все также лежит на одном руководителе. Итог такой ситуации — компания не развивается, а едва сводит концы с концами. Ее руководство сутками напролет только и делает, что проверяет работу всех копирайтеров, менеджеров, дизайнеров и так далее.
Решением проблемы в подобной ситуации будет подбор оптимального таск менеджера. Он позволит объединить всех работников в единый организм, и нацелит на выполнение не просто проекта или задания, а реализацию общей стратегии и бизнес-плана. Если говорить проще — нужен действительно универсальный инструмент, способный удобно и эффективно ставить задачи сотрудникам, реагировать на изменение ситуации и вносить соответствующие корректировки в реализуемые проекты.
Таким образом, таск менеджер — это уже не просто облегчение труда руководителя, а возможность осуществлять контроль работы всей компании. К сожалению, большая часть таск менеджеров — это узкоспециализированные приложения, способные обеспечить такой эффект лишь в определенной области.
Например, можно использовать тот же CRM для создания проектов и постановки задач. Но он будет выполнять лишь эти функции, предоставив оперативность связи и передачу новых задач. К сожалению, остальные действия для повышения эффективности компании с подобными таск менеджерами или тем более почтой и обычными мессенджерами придется искать самостоятельно.
Где найти подходящий таск менеджер?
Сразу откидываем в сторону целевые и узконаправленные таск менеджеры. Они работают эффективно и позволяют уменьшить временные затраты на постановку задач или пояснение подробностей проектов даже целому отделу. Однако заставляют также тратить время с сотрудниками других специализаций. Также исключаем варианты использования нескольких таск менеджеров. Это приведет к уменьшению времени на управление компанией, но в недостаточной мере.
Таким образом, нам нужно перебрать не уже проверенные и старые программы, а изучить инновационные решения с большим функционалом, универсальностью использования и расширенными возможностями. Изучая форумы, рекомендации руководителей отделов и компаний, а также новинки от разработчиков популярного софта нужно знать, как правильно выбрать идеальный таск менеджер — программу, которая точно подойдет именно вам.
Основные параметры идеального таск менеджера
Каким должен быть идеальный таск менеджера? Какая программа способна удовлетворить спрос компании любого направления деятельности?
Тут можно выделить отдельные факторы, которые будут иметь значение для всех руководителей и владельцев, позволив им сразу оценить преимущества нового таск менеджера:
Интерфейс
Встреча по одежке относится не только к людям, но и программному обеспечению. Внешний дизайн таск менеджера должен быть простым, ненавязчивым, удобным для нахождения нужной информации, получения оповещений и отправки нужным сотрудникам или целым отделам. Руководитель должен без специальных навыков или длительного обучения сразу разобраться, как работает таск менеджер, где находятся необходимые ему функции и, как использовать получаемую информацию.
Создание проектов и задач
Конечно же, таск менеджер для себя и компании должен поддерживать создание, редактирование и передачу работникам задач и проектов. Причем весь процесс должен быть автоматизирован, позволяя с минимальными затратами времени “нагрузить” работой всех специалистов.
Назначение задач
У каждой задачи может быть свой приоритет, очередность выполнения и другие условия. Следовательно, таск менеджер, для компаний и в общем, должен обладать достаточным функционалом не только для назначения задач определенным специалистам, но и возможности смены заданий или проектов при внесении изменений или реализации очередного этапа единой стратегии.
Доступ для клиентов / партнеров / инвесторов
Покажите товар лицом и заинтересуйте профессиональной работой будущих партнеров или инвесторов — используйте таск менеджер в качестве инструмента для наглядной демонстрации работы компании. Эти возможности также необходимы для гармоничного и быстрого развития предприятия, а также повышения надежности в глазах клиентов.
Учет времени
О каком времени идет речь? Обо всем, начиная с фиксации каждого действия отдельного сотрудника в рабочее время и заканчивая сравнительными таблицами и отчетами с затраченным на выполнение проекта часами или даже минутами. Эффективный таск менеджер должен обеспечивать фиксацию всей работы компании, указывая на недостатки. После изучения отчетов таск трекера не должно оставаться мыслей о том, какое руководящее решение будет единственно верным для увеличения доходности, повышения производительности и профессионализма кадров.
Интеграции
Выбор лучшего таск менеджер — это возможность использовать его любым сотрудником, интегрировать в программу в операционную систему. Тут каждый руководитель самостоятельно выбирает решение, которое ему будет удобно пользоваться и осуществлять контроль работы всей компании.
Расчет бюджета
Если таск трекер контролирует работу, раздает задания, следит за выполнением проектов и задач — он также должен составлять табели и рассчитывать бюджет. Указав всего несколько изначальных параметров для проведения расчета, програма самостоятельно должен выдать итоговую сумму.
Расчет зарплат
Аналогично с контролем работы сотрудников. Таск менеджер проводит подсчеты их заработка, если указана стоимость проектов, задач или ставка при почасовой тарификации. Конечно, окончательное решение будет принимать ответственный за распределение заработной платы сотрудник. Но, имея готовые отчеты и тайминг работы, нарушений, переработки или перевыполнения плана — выполнить работу будет гораздо проще и быстрее. Вы сможете распределить средства между теми, кто их реально заслужил.
Легкость в установке
Выбирая решение, вы же не планируете заниматься его настройкой и установкой часы или тем более дни? Соответственно, установка простого таск менеджера должна занимать минимально необходимое время, которое требуется для интеграции выбранных пакетов и функционала.
Цена
Главной задачей таск трекера является экономия времени, средств и повышение дохода. Исходя из этих критериев, стоимость програмы не может достигать заоблачных высот. Такие траты сделают его просто нерентабельным.
Техподдержка
Даже в самых надежных программах могут случаться сбои, возникать вопросы у пользователя, пожелания по улучшению и многое другое. В подобных ситуациях оперативность службы технической поддержки особенно важна. Она позволит сэкономить время на решение задачи и уменьшить расходы.
Таск менеджер в программе Yaware.Timetracker
9 из 11 факторов оптимального таск трекера идеально совпадают с возможностями и функционалом программы Yaware.Timetracker. ПО используют компании 30 разных сфер от ритейла до производства и консалтинговых агенств. Программа обладает интуитивным интерфейсом. Ее гибкий функционал предлагает вам все условия для повышения эффективности работы компании и производительности ее сотрудников:
- создание задач и проектов. С легким распределением между работниками, расстановкой приоритетности заданий и сменой по их выполнении;
- контроль работы сотрудников. Фиксация производительности, затраченного времени и определение инструментов для воздействия с целью повышения продуктивности работы;
- 18 подробных отчетов с указанием времени всех действий, работы отдельных программ или сервисов;
- подсчет планового и фактического бюджета проекта с возможностью корреляции;
- регулировка дедлайна, времени на выполнение задачи, планирование.
Таким образом, Yaware.Timetracker совмещает в себе возможности универсального таск менеджера и тайм трекера, позволяя сразу найти решение проблемы низкой производительности или уменьшения дохода и нивелировать ее без усилий. При этом, тестовый период в две недели, который не требует оплаты приложения, будет достаточным для оценки возможностей таск менеджера и получения первых результатов.
