«Нет ничего более легкого, чем быть занятым.
И нет ничего более трудного, чем быть результативным.»
Ален Маккензи
Как часто Ваши сотрудники тратят свое рабочее время впустую? Коллектив большой, работа «кипит». И первый тревожный звоночек — отсутствие результатов — Вы заметите не сразу.Но ведь все работают, не покладая рук! В чем причина? Возможно, Ваши сотрудники занимаются делами, которые не продвигают компанию к успеху. Среди всей этой суматохи Вам нужно определить, куда уходит рабочее время Ваших подчиненных — вести хронометраж рабочего времени.
Что такое хронометраж рабочего времени?
Хронометраж это запись всего, что человек делает в течение рабочего дня. Здесь мы включаем полностью все: рабочие задания, перерывы, совещания, встречи и пр. В идеале каждому нужно фиксировать хронометраж всего дня — сколько времени идет на сон, на работу, на хобби, семью и пр. Это позволит человеку увидеть куда направлена эго жизнь и что отнимает драгоценное время.
Делать записи необходимо максимально точно и в течение 1-2 недель. После чего:
- Проанализировать полученные данные.
- Найти те дела, которые отнимают время, но взамен не продвигают компанию к достижению целей.
- Решить, какие изменения нужны.
- Внедрить изменения.
Хронометраж — это тот инструмент, который помогает понять: почему нет главного — результата. Несмотря на то, что есть цели, действия по их достижению и мотивация.
Хронометраж позволяет понять, какой эффект от затраченных усилий и приносят ли они плоды.
Насколько важно ведение хронометража
Чтобы понять важность хронометража, приведем выдержку из книги Г.А. Архангельского «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы».
Руководитель нескольких отделов в московском IT-холдинге, цитаты из отзыва которого мы приведем, никак не может быть отнесен к кабинетным ученым. Тем не менее хронометраж оказался полезен. Покажем, как это произошло.
«Я считал, что являюсь для окружающих людей вообще и для своих подчиненных в частности эталоном рациональности и эффективности — два высших образования, успешная карьера, профессиональный рост, спорт, иностранные языки. Я был уверен, что знаю, как организовать личное время, что могу этому научить других. Все окружающие знали, что с аргументом «у меня не хватает на это времени» ко мне лучше не подходить.
Однако я решил все-таки провести эксперимент и начал хронометраж личных затрат времени.
- Первое —были обнаружены значительные резервы личного времени. Если бы до начала хронометража мне сказали, что у меня есть такой запас времени, который я могу использовать по своему усмотрению, я бы воспринял это как неудачную шутку, но на самом деле это оказалось реальностью. Около 2,5 часов рабочего времени ежедневно тратилось на «обработку внешних прерываний» и возврат к выполнявшейся ранее работе.
- Второе (и наиболее важное) — я начал остро ощущать неэффективность всех происходящих вокруг процессов. Появилось так называемое «чувство времени», быстро переросшее в «чувство эффективности», немного зудящее ощущенеие не идеальности организации работы вокруг.
Результатом явилось создание в компании вокруг себя «зоны эффективности», т.е. такого жизненного пространства, попав в которое окружающие могут комфортно себя чувствовать только в том случае, если они эффективно расходуют свое и чужое время».
В каких сферах используют хронометраж времени:
- Личная эффективность:
Анализируем сколько идет на соц. сети, сколько идет на общение с «не нужными» людьми, сколько времени отводится для себя, своей семьи — жизни. Советуем для тех, кто всегда «ничего не успевает», чтобы начать успевать все. - Эффективность работы:
Фиксируем сколько мы лично тратим на рутинные задания, сколько времени уходит на помощь кому-то и сколько мы действительно работаем над тем, что приносит результат и деньги. Зная когда нам нужен отдых и когда приходят люди, которые норовят украсть время — мы можем менять распорядок дня под себя. - Результативность работы сотрудников:
Для настоящих руководителей — оценка эффективности каждого сотрудника поможет не только выполнить план или цели компании, но и поможет ему открыть глаза на то, что где-то он не дозарабатывет тратя свое время на лишние действия.
Пример хронометража рабочего времени
В течение дня в специальный бланк заносятся все дела, которыми занимается наблюдаемый. Нужно зафиксировать:
- время начала дела;
- время его окончания;
- название дела.
Например:
8.00 – пришел на работу.
8.00-8.15 – перекур с коллегами
8.15-8.45 – проверил почту
8.45-9.15 – обсудил с коллегами проект
….
12.00-12.30 – обед
12.30-12.55 – совещание
13.00-14.00 – обзвон клиентов
И так далее.
Недостатки классического хронометража рабочего времени
1. Это длительный и трудоемкий процесс. Классический хронометраж — это кропотливое, многочасовое стенографирование рабочего дня. С карандашом, с бумагой, с секундомером.
2. Страдает работа компании. Если Вы хотите провести хронометраж рабочего дня сотрудника, у Вас есть 2 пути:
- Поручить это задание самому сотруднику. Минусы: человек будет отвлекаться от работы, чтобы сделать запись; возможно влияние субъективных факторов, неточность.
- Выделить отдельного человека для наблюдения. Минусы: нужно выплачивать еще одну зарплату; наблюдатель может неверно оценивать работу сотрудника.
3. Компьютеризация труда. Наблюдающему трудно оценить, что именно сотрудник в данный момент делает? Вот сейчас, когда он вносит какие-то цифры в «окошки» интерфейса?
Возможно ли упростить хронометраж рабочего времени?
Автоматизированный хронометраж рабочего времени
Ваши сотрудники работают в основном за компьютером?
Тогда для Вас есть более оптимальное решение, которое не требует контроля с Вашей стороны. Это Yaware.TimeTracker — программа хронометраж рабочего времени.
Используйте Yaware.TimeTracker и получите такие выгоды:
- Максимально точные (до 1 минуты) записи того, что делал сотрудник
- Запись времени, когда происходила смена деятельности. Вы поймете, работает ли сотрудник сосредоточенно над одним делом или часто отвлекается. Ведь известно: чтобы опять включиться к выполнявшейся ранее работе, нужно 15 минут!
- Хронометраж 7 дней в неделю, 24 часа в сутки.
- «Экологичный» хронометраж — Yaware.TimeTracker работает в фоновом режиме и не отвлекает сотрудника от обычной работы. Вы увидите, как Ваши сотрудники ведут себя в естественных условиях.
2 недели — столько длится бесплатный тестовый период. Как раз достаточно, чтобы увидеть первый эффект от хронометража рабочего времени.
Не теряйте время! Начните повышать эффективность сотрудников уже сегодня. Для этого зарегистрируйтесь на сайте и установите Yaware.TimeTracker на рабочие компьютеры компании.
