Делегирование – это своего рода передача полномочий по выполнению конкретной задачи другому лицу — подчиненному или коллеге. После этого задача уже не числится за вами, но продолжает находится под вашим руководством.
Главный вопрос здесь — разобраться, какие задачи можно и нужно делегировать и главное — кому? Например, задачи, за которые вы отвечаете лично как руководитель, делегировать строго нельзя. К “строго запрещенным” также относятся задачи с большим риском и задачи, в качественном выполнении которых вы сомневаетесь. Чтобы не пожалеть о делегированных полномочиях, следйте нашему руководству.
РУКОВОДСТВО ПО ДЕЛЕГИРОВАНИЮ ЗАДАЧ
- в письменной (или электронной) форме поставьте четкую задачу, опишите требуемый результат, временные рамки;
- заранее определите человека или группу, который/ая справиться с похожей задачей;
- обязательно обозначьте приоритетность (важность) делегированной задачи;
- опросите ответственного/ых — правильно ли они поняли поставленную цель?;
- не забудьте заранее предупредить о методах контроля и обратной связи, которые будут использоваться вами в процессе;
- выделите проблемы, которые могут возникнуть, и оговорите их возможное решение;
- при надобности, опишите критерии оценки результатов проделанной работы.
КОНТРОЛИРУЙТЕ ПРОЦЕСС
Одним из методов контроля делегированных задач является использование таблиц — письменных или электронных — в формате, указанном ниже. Главное — не забывать вовремя вносить данные.
Делегированные задачи | |||||
| Задача | Исполнитель | Ожидаемый результат | Дедлайн | Состояние | |
Yaware.Timetracker
Или можно воспользоватся программой учета времени и задач. Новый функционал программы — TaskTracker — позволяет во время создания задачи уточнять ее приоритетность, ожидаемую продолжительность решения задачи, дедлайн. Кроме того, обозначается исполнитель, автор задачи, ставка исполнителя и бюджет на решение задачи (если он нужен). Статус задачи — Выполнить, Взят в обработку, Готово, Закрыто — изменяется как исполнителем, так и автором задачи.
ЗАЧЕМ ЭТО НУЖНО?
Зачем вообще нужен контроль делегированных задач? Как говорилось выше, во время делегирования ответственность за результат все равно остается на вас. Поэтому, контроль процесса исполнения задачи — важная часть, позволяющая моментально направить сотрудника в нужную сторону, если он отклонится от поставленных вначале целей. Кроме того, контроль задач помогает увеличить дисциплину на предприятии и уменьшить количество не вовремя выполненных задач. Все эти показатели влияют на продуктивность работы предприятия. Недостаток контроля — это всегда недополученная прибыль.
