Компания SpaceX Илона Маска запустила ракету в космос вопреки шторму Берта и облачности. На старт давалось 45 секунд, в ином случае им грозила аварийная посадка. Это один из примеров успешного проект менеджмента в истории. Были и менее масштабные затеи, реализованы благодаря комплексу действий. Начиная от управления и заканчивая инструментами — системами постановки задач или тайм трекером.
Что такое управление проектами?
Управление проектами — совокупность всех действий, которые ведут к цели. Процесс включает в себя набор методик и техник для управления командой, планирование времени, мотивацию персонала. Идеального сочетания не существует. Каждый руководитель, в зависимости от сферы деятельности и внешних факторов, определяет набор действий для достижения цели. Но все они должны удовлетворять базовые требования — качество работы, время и бюджет.
Зачем нужен менеджмент проектов?
Проект похож на пулю, которая вылетает, проходит некоторый путь и попадает в цель. Это процесс начинается с замысла: в голову приходить мысль о том, что нужно выстрелить. Только после этого подбирается оружие, стрелок и изучается направление ветра — все, что влияет на четкость попадания в цель. Именно те задачи, которые находятся между замыслом и результатом, — решает проект менеджмент. Этот подход придумали с целью:
- Получать результат
Руководитель в ответе за то, чтобы цель была достигнута даже если оружие дало осечку или стрелок заболел. Несмотря на внешних и внутренние факторы, которые могут препятствовать выполнению заданий, такой подход к делу повышает реализацию дела на 20%.
- Иметь план
После возникновения замысла формируется структура, прописываются задачи и порядок их выполнения, назначаются ответственные исполнители. Каждый член команды знает, что делать и когда. Четкий план упрощает управление проектами и защищает их от провала.
- Быть организованным
Своевременность — это одно из базовых требований. Чтобы его удовлетворить, придется выполнять вовремя каждую составляющую плана. Для этого понадобится хорошая организация и дисциплина. В случае с пулей, если вовремя не получить разрешение на оружие, то и попадание в мишень придется отстрочить.
- Контролировать процесс
Менеджмент проектов дает четкое понимание того, на каком этапе выполнения находится команда. Если возникают трудности или препятствия на пути к цели, руководитель сразу узнает о них, что ускоряет поиск решений и возврат к намеченному плану.
- Мотивировать персонал
Каждый член команды понимает свою роль в проекте и знает, как его успешные и неуспешные действия, влияют на общий результат.
Как осуществляется проект менеджмент?
Каждый жизненный цикл проходит обязательные этапы.
- Инициирование
Начинается с момента поступления заявки. Заказчик описывает суть проблемы и ожидаемый результат. Задача руководителя спрогнозировать сроки, требуемые ресурсы. Также, он выполняет анализ рисков, которые могут возникнуть в процессе работы. - Планирование
Включает детальное описание действий, определение бюджета, формирование команды. Этот этап важен в управление проектами и занимает 50% всего времени. - Реализация
Этап выполнения плана и достижения промежуточных результатов. В процессе, руководитель корректирует задачи, вносит изменения. - Закрытие
Предусматривает анализ достижений, потраченного времени и работу над ошибками. Работа сдается заказчику, а члены команды получают денежное вознаграждение, в зависимости от проделанной работы.
Менеджмент проектов доказал свою эффективность в разных сферах бизнеса. Его успех во многом зависит от выбора метода управления. Они различаются по областям применения, детализации, гибкости. Каждый руководитель, ориентируясь на цели и миссию компании, подбирает вариант, который можно взять на вооружение.
Для этого подойдет как классический метод управления проектами: поэтапное выполнение заданий, без права начать следующее до того момента, пока не закончено предыдущее. Или более гибкие — Agile, Scrum, Kanban — методы управления проектами, основаны на деление работы на маленькие части. Список также включает техники, сочетающие в себе преимущества разных методик. Такие, как PRINCE2, Lean, Six Sigma. Каждый из вариантов проект менеджмента, имеет как свои сильные, так и слабые стороны. Поймите, что самое важное — время, деньги, ресурсы, качество, или все сразу — а затем выберите метод, ориентированный на достижение этого показателя.
Пример управление проектом
Рассмотрим кейс ИТ-компании, которая использует в своей работе методологию Scrum и программу учета рабочего времени Yaware.TimeTracker. Все началось с задумки создать новый сайт для своей же компании. И заказчиком, и руководителем выступал один и тот же человек — директор компании. При текущей нагрузке, определили, что дизайнер, маркетолог, SEO-специалист и разработчик закончат работу через 2 недели. Создали проект в тайм трекере, определили бюджет и группу сотрудников, запустили.
На этапе реализации проект менеджмента, Yaware.TimeTracker помогал планировать спринты, анализировать промежуточные результаты и рационально управлять временем. В процессе, привлекли еще одного разработчика для корригирования технических ошибок. Но это не спровоцировало трудности с расчетом зарплаты сотрудникам, которые работали от начала и тем, что подключился в процессе. Программа посчитала сумму за отработанные часы над заданиями.
Проект закончили вовремя. После сдачи, легко определили, кто в команде работал на максимум, а то филонил. Yaware.TimeTracker показал продуктивность команды и каждого сотрудника отдельно, провел расчет бюджета, показал количество выполненных задач и сколько времени потратили. Такой детализированный отчет не стыдно показать заказчику.
Книги об управлении проектами — рекомендации
Джефф Сазерленд «Scrum. Революционный метод управления проектами»
От создателя методологии Scrum. В книге найдете полезные советы о том, как отойти от классических методов и начать применять технику, повышая уровень реализации проектов и собственную профессиональность.
Вадим Богданов «Управление проектами. Корпоративная система — шаг за шагом»
Советы тому, кто хочет наладить бесперебойную работу компании. В книге показывается взгляд как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя. Все рекомендации разработаны для того, чтобы компании работала как часы.
Джо Оуэн « Как управлять людьми. Способы воздействия на окружающих»
Практическое руководство для менеджеров всех уровней расскажет как развивать в себе качества лидера, сформировать типы поведения, которые ведут к успеху. Автор показывает эффективные и неэффективные техники управления персоналом.
Том Демарко «Deadline Роман об управлении проектами»
Книга наполненная реальными кейсами и анализом собственных ошибок. Роман заставляет посмотреть на обычные вещи по-другому и поменять подход к управлению.
Заключение об менеджменте проектами
Спорить о плюсах управления проектами это то же самое, что стрелять не видя мишени. Каждая методология имеет свои преимущества и сферы применения. Компании, которые используют любую из них, достигают результатов два раза быстрее, чем те, что еще держится за старые методы.
