Гостиничный бизнес – один из самых трудоёмких и требующих контроля видов предпринимательства. А работа администратора в отеле в этом отношении – одна из самых многогранных. Гостиничный администратор выполняет целый ряд функций. Сюда входит приём гостей, их заселение и выселение, контроль чистоты и заполняемости номеров, ведение кассы отеля и мониторинг оплаты как за основные услуги, так и за дополнительные. За счёт того, что смена администратора обычно длится около суток, нередко в работе сотрудников возникают трудности. В том числе и снижение эффективности из-за усталости или «человеческого фактора».
Чтобы избежать возможных проколов, недоработок или, что ещё хуже, финансовых ошибок и просчётов нужна автоматизация. Кроме того автоматизация гостиниц при помощи специального программного поможет проанализировать продуктивность администратора. А это уже немаловажный критерий оценки эффективности работы гостиницы.
Варианты программного обеспечения для управления гостиницей
Чтобы выбрать нужную вам программу для гостиниц (а их на компьютерном рынке представлено огромное количество), стоит оценить несколько факторов:
- Размер вашего гостиничного комплекса;
- Вариативность предлагаемых вами услуг;
- Насущные потребности, которые должна удовлетворять компьютерная программа для гостиниц.
От первого пункта этого списка зависит то, какой именно тип софта вам стоит выбрать, чтобы вложенные в его покупку или аренду деньги соответствовали отдаче. Среди разнообразных программ есть те, которые обеспечивают не самый большой функционал в базовом режиме. Они подходят для семейных мини-отелей, хостелов или небольших гостиниц и кемпингов. А есть и многозадачные программные комплексы, в которые включены такие опции, как:
- Складской учёт;
- Учёт остатков мини-бара;
- Ресторанный модуль;
- Модуль для медицинского сектора или СПА-центра.
Соответственно, если у вас отсутствуют услуги этих сегментов, покупка более дорогого программного обеспечения будет нецелесообразной. И это напрямую коррелирует со вторым пунктом нашего списка.
Аналогично и с третьим фактором: если вы уже обзавелись, к примеру, бухгалтерским ПО и настроили его под свои бизнес-особенности, вы можете исключить эту функцию из планируемых к установке.
Готовые решения или подбор каждой программы в отдельности?
Исходя из уже проанализированных выше особенностей, вы можете выбрать один из вариантов софта для отелей:
- Готовый комплекс приложений. Они решат каждое свою задачу, будут взаимодействовать между собой и/или выводить все данные в отдельную базу;
- Набор приложений, подобранный по своему функционалу по отдельности. Это удобно, если вы владеете небольшим отельным бизнесом. Тогда вы можете самостоятельно управлять массивами данных и отчётами из каждого софта.
Какую схему логичнее выбрать – зависит исключительно от вас.
Варианты комплексного ПО для гостиниц и отелей
Практически все комплексные решения состоят из базовых модулей и надстроек к ним. В основную комплектацию входят такие составляющие:
- Блок заполняемости номеров;
- Каталог карт поселения гостей для учёта въезда-выезда, оплаты и прочего;
- Индивидуальные гостевые карты с персональными данными клиентов и нередко – прикреплёнными личными счетами;
- Модуль бронирования (даты занятости, тарифы на номер);
- Управление кассовыми транзакциями;
- Модуль отчётности по административным, финансовым, статистическим показателям.
Такие продукты в форм-факторе «всё включено» — это, к примеру, Фиделио, Simplehotel или Conecto.
Индивидуальные программы для разных целей
Если же вам по душе самостоятельный выбор инструментов для учётной деятельности гостиницы, вы можете подыскать немало удобных и недорогих или вовсе бесплатных видов софта. Например, выбрать модуль финансового управления типа 1С Отель или систему управления номерами и гостевыми картами «Гость 18.11.6 Портье».
Также нелишним будет отдельно обзавестись программой учета времени персонала. Для администраторов гостиницы это можно реализовать при помощи специальных тайм-трекеров. Например, программа Yaware.Timetracker. С ней вы точно будете знать, чем занимается ваш подчинённый. Настройки снимков с веб-камеры и периодические скриншоты экрана помогут наглядно увидеть рабочий день вашего администратора. А фиксация программ и разделение их на продуктивные и непродуктивные поможет определить эффективность работы сотрудника за компьютером. Кроме того, контроль работы за компьютером значительно сократит непродуктивное времяпрепровождение. При условии, что сотрудник будет знать о том, что его работу контролируют.
Ещё одна полезная черта трекера времени – составление аналитики и мониторинг количества отработанных часов. Эту информацию в дальнейшем можно использовать для ведения табеля рабочего времени администратора гостиницы и начисления заработной платы по результатам работы. Кроме того, вы сможете отслеживать переработку каждого члена команды для их премирования. Или видеть простои и снижение эффективности, и на основании этих фактов назначать штрафы.
А если подобрать к трекеру ещё и систему видеоконтроля – вы получите полноценный инструмент для мониторинга как работы за ПК, так и качества общения с клиентами.
Подбирайте программные продукты для своего отеля с учётом всех особенностей вашего бизнеса, от количества персонала и его графика, до заполняемости отеля и дополнительных сервисов, которые вы хотите предоставлять гостям. Не ограничивайтесь только стандартными предложениями, а добавляйте ещё и трекеры времени для компьютеризированных рабочих мест или видеонаблюдение, если вы не уверены в качестве обслуживания гостей персоналом фронт-офиса. Сочетание сразу нескольких программ для финансового и административного учёта и мониторинга ключевых поведенческих тактик позволит получить всесторонний результат, на основании которого можно строить свою стратегию работы с персоналом и привлечения клиентов.
