Даже розничные продажи и интернет-ритейл требуют строгой системы учёта. И если в прошлом вполне нормальной практикой были ручные подсчёты, инвентаризации и ведение документации, а мощные гроссбухи были атрибутом любого кооператива или магазина, то сейчас им на смену пришла эпоха автоматизации магазина.
Опять-таки, ещё десяток лет назад особых альтернатив для розницы не было: был 1С и только 1С! А сейчас владельцы мелкого бизнеса и интернет-ритейлеров могут автоматизировать розничную торговлю, ориентируясь не на предложение, а на собственные потребности и имеющийся бюджет.
Более того, автоматизация торговли теперь возможна сразу в нескольких плоскостях:
- Учёт и контроль остатков, продаж и денежных средств;
- Бухгалтерский учёт и подготовка всей первичной документации;
- Учёт заработной платы персонала;
- Учет рабочего времени персонала.
Существуют компании, которые предлагают готовые комплексные пакеты программ для реализации всех описанных аспектов. Но можно и выбрать самостоятельно, какие именно сферы торговли вы хотите подвергнуть автоматизации.
Учёт и контроль остатков, продаж и кассы
Пожалуй, самые важные программы для магазина – административный учёт. Именно они подскажут вам, сколько какого товара осталось, какое движение было за год по каждой позиции, и как изменилась цена на ту или иную продукцию. Среди лидеров рынка по-прежнему свою пальму первенства сохраняют продукты от 1С. Но теперь на пятки ей серьёзно наступают ABMRetail, Тирика-Магазин, Атком и другие платные и триальные продукты.
Каждый из них имеет свои достоинства и недостатки, но предлагает, в общем-то, один и тот же функционал:
- Базу остатков на складе;
- Каталог номенклатуры;
- Цены закупки;
- Цены продажи;
- Скидочную систему;
- Базу поставщиков;
- Возможность подготовки первичных документов (приходных/расходных накладных, актов оприходования-списания, номенклатурных этикеток).
У некоторых из них есть ещё и хороший бонус – возможность планирования закупок для пополнения ассортимента или прогнозируемый расчёт дохода. Также важной частью программных решений станет аналитика – подготовка наглядных отчётов в различных разрезах с выделением ключевых показателей.
Реализация автоматизации розничной торговли может быть как монопользовательской с одним рабочим местом кассира, так и мультипользовательской. Последний вариант обеспечивает доступ к базам данных по сети нескольким сотрудникам. Они могут обладать разными правами доступа. К примеру, кассир – с правом совершения денежных операций, но без возможности сформировать акт списания товара. Аудитор – с доступами к отчётам, но без права совершать операции со складскими остатками.
Контроль сотрудников: как правильно выявлять нарушения
Кроме базы данных и системы учёта в работе любого магазина с наёмным персоналом следует установить контроль работы сотрудников за компьютером. Кому понравится, если консультант на рабочем месте сёрфит в соцсетях или смотрит кино онлайн? Пресечь такие нарушения поможет тайм-трекер – программа для контроля сотрудников.
За счёт использования такого софта вы сможете:
- Видеть реально используемые программы конкретным сотрудником;
- Отслеживать сёрфинг по сети;
- Контролировать время бездействия – то есть, перекуров, перерывов, несанкционированные отлучки;
- Формировать статистку продуктивности каждого работника.
Не знаете, какой из трекеров выбрать для максимального выполнения всех функций? Попробуйте универсальную программу Yaware.Timetracker. Она позволит учитывать рабочее время сотрудников за компьютером. Кроме того – планировать задания и делегировать их сотрудникам магазина.
С таким трекером вы всегда будете знать о том, находится ли сотрудник ритейла на рабочем месте, не отлучается ли в рабочее время. И наоборот – вы получите информацию о продуктивности работы на основании используемых программ, времени работы в них и интернет-ресурсов, которыми пользуется сотрудник. Эти данные можно заполучить как в режиме реального времени, так и в форме статистических данных и отчётов с определёнными вами параметрами.
В режиме реального времени вы увидите, чем именно занят ваш работник прямо сейчас. Вы можете настроить скриншоты, чтобы видеть, какие программы открыты на рабочем столе. А если вы хотите знать о своих подчинённых ещё больше, объедините данные из трекера с видеонаблюдением при помощи веб-камеры. Такая комбинация заодно позволит оценить коммуникативные качества продавца и его отношение к посетителям. А это тоже немаловажно при разработке стратегии повышения эффективности сотрудников розничного магазина.
И в заключении
Комбинируйте удобные и предоставляющие множество возможностей программы для автоматизации ритейла. Это позволит получать максимум полезной информации. С ее помощью вы легко сможете:
- Планировать закупки;
- Контролировать остатки и инвентаризировать их;
- Фиксировать уровень прибыли во временном и товарном разрезах;
- Контролировать продажи тех или иных товаров и категорий;
- Формировать предзаказ;
- Анализировать работу каждого продавца и сотрудника бэк-офиса;
- Оценивать продуктивность, и распределять бонусы и премии.
Инструментарий современного автоматизированного розничного магазина обширен. Он предполагает использование сотен возможностей для отладки работы и настройки эффективных взаимоотношений с клиентами, поставщиками, персоналом. Воспользуйтесь этими инструментами, чтобы вывести свой бизнес на новый уровень и избавиться от архаичной системы учёта и контроля.
