В Yaware.TimeTracker, да и в любой другой программе для контроля проектов и задач, вы с легкостью можете создать проект, добавить задачи и обозначить дедлайн. Но как обозначить дедлайн правильно, чтобы сделать выполнение максимально эффективным?

Управление временем проекта

Управление временем — это процесс расчета необходимого количества часов для решения проекта и быстрое решение при возникновении нарушений плановых дедлайнов.

Процесс управления временем проекта включает:

1 — оценку времени реализации проекта;

2 — определение даты дедлайна;

3 — распределение отведенного времени по задачах;

4 — принятие быстрых решений при перерасходе оценочного времени.

Управление временем проекта является прямой обязанностью менеджера проекта.

Почему дедлайн горит?

Вот несколько основных причин несдачи дедлайна:

1. у задачи два ответственных (и они постоянно перекладывают ответственность с одного на другого);
2. у задачи нет ответственных (и тогда она переходит поочередно к каждому в команде);
3. задачи требуют последовательного выполнения (решение одной задачи начинается, после завершения предыдущей, и тогда одна невыполненная задача тормозит весь процесс);
4. неравномерное распределение нагрузок (когда одни сотрудники выполняют слишком много задач, а другие наоборот ничего не делают);
5. неучет квалификации и навыков членов команды перед оценкой времени на выполнение проекта.

Правила постановки идеального дедлайна

Классические приёмы

1. Советуйтесь со всей командой. Попросите сотрудников самостоятельно оценить время своей работы и объяснить свою оценку. Зачастую каждый лучше знает, сколько времени ему понадобится для решения той или иной задачи.
2. Сравнивайте с прошлыми задачами. Если у вас уже были похожие проекты, проанализируйте сколько времени понадобилось на их решение. Фактически, не планово 🙂
3. Оценка по задачах. Оцените время на решение каждой отдельной задачи, а потом суммируйте его. Для лучшего результата — сравните полученную цифру с общей оценкой всего проекта.

Инструменты менеджмента

1. Оцените риски. Добавьте 15-20% времени на решение проекта для непредвиденных ситуаций (например, резкая смена условий выполнения, передача выполнения другой команде);
2. Не учитывайте весь ресурс. Учитывайте только 80% рабочего времени сотрудников. Это страхует проект от больничных и других неожиданных факторов.
3. Прописывайте все действия, которые включены в оцененное время. Клиент может не понимать, какие именно действия вы включаете в отведенное время. Пропишите, что именно вы сделаете до дедлайна.

В крайнем случае, если вы не уверены в своих навыках — можно нанять эксперта для оценки временных затрат. В таком случае лучше ориентироваться на человека с опытом в менеджменте и вашей сфере: оценка времени на выполнение проекта по продвижению сайта и оценка времени на проект по постройке дома — две совершенно разные оценки, и осуществляются они по-разному.