Как правильно составлять табель учета рабочего времени в 2021: актуальны ли старые методы?

[Обновление 14/01/2021]

Заполнение табеля учета рабочего времени является обязательным для всех предприятий, где используется нанятый труд. Отсутствие документа штрафные санкции за собой не несет, но поможет руководителю избежать лишних вопросов во время государственных проверок. А также самому ориентироваться в том, что происходит на предприятии, и лучше контролировать работу сотрудников.

Что такое табель учета рабочего времени?

Табель — это это документ, в котором фиксируется количество дней и часов, отработанных работником, а также причины неявок, среди которых могут быть и отпуск, больничный, командировки и тому подобное. Есть 2 традиционных метода считать табель рабочего времени:

• Бумажный
  Самый простой, и к тому же неточный, способ отслеживания времени. Когда менеджеры создают таблицу вручную или распечатывают ее на бумаге и раздают всем сотрудникам. Учитывая, что статья о методах 2021 года — переходим к более современным вариантам.

• Таблица Excel
  Содержит информацию, аналогичную бумажной, но хранится в цифровом формате. Этот метод полуавтоматический, поскольку данные вводятся вручную, а вот общее количество часов, время, потраченное на конкретный проект рассчитывается автоматически.

2 основных преимущества табеля учета рабочего времени

1. Повышает мотивацию 
   Менеджеры в табеле могут отслеживать:
   • Какой сотрудник и сколько работы выполнил;
   • Когда завершил задание и сколько времени на него потратил.
   • Когда цель использования расписания и его преимущества четко сообщены сотрудникам, у них появляется больше мотивации отслеживать время.

   Более того, когда сотрудники знают, что их работа под контролем, они будут более пунктуальными, меньше будут откладывать на потом и возьмут на себя ответственность за прогресс. Все эти факторы повышают вовлеченность сотрудников и, как следствие, повышают их продуктивность.

2. Повышает продуктивность
   Качественный учет рабочего времени помогает:
   • выявить узкие места в выполнении проекта;
   • определить задачи с высокой рентабельностью и сосредоточиться на них;
   • составить рейтинг продуктивных и непродуктивных сотрудников;
   • сосредоточить внимание на той деятельности, которая повышает прибыль и продуктивность.

Как правильно составлять табель учета рабочего времени?

Табель учета использования рабочего времени следует заполнять всем юр.лицам, а также частным предпринимателям. Типовой формой Табеля считается Форма №П-5, однако, частное лицо (то есть, Вы) может менять его по своему усмотрению в зависимости от спецификации сферы деятельности.

Как выглядит табель учета рабочего времени:

Табель отображается как таблица учета рабочего времени, содержащая пункты:

• дату
• отработано (в днях/часах)
• простои
• не отработано в связи с неполным рабочим днем
• дни неявок на работу по причинам:
  • отпуск (основной/дополнительный)
  • в связи с обучением
  • беременность/роды
  • по болезни
  • с разрешения
  • прогулы
  • выходные дни
  • прочее
• всего неявок на работу
• дополнительные выходные
• численность сотрудников.

В табеле указываются все нанятые сотрудники.

Как часто нужно заполнять?

Учет рабочего времени нужно проводить ежедневно. Только тогда у Вас будет достоверный табель посещаемости сотрудников. В конце каждого месяца подводятся итоги, подсчитывается продолжительность работы сотрудников (по каждому отдельно). Итоги по количеству отработанных часов напрямую влияют на расчет зарплаты, в особенности при почасовой оплате труда.

Общие рекомендации к табелю учета времени

1. Заполнять табель учета рабочего времени нужно отдельно на каждый месяц;
2. Табельный учет рабочего времени ведется посменно;
3. Ведение табеля учета рабочего времени осуществляется 2-мя способами: регистрацией всех сотрудников (приход, неявка) или регистрацией только неявок не работу;
4. Отметки по поводу неявок по конкретной причине необходимо делать только при имении соответствующие оформленных подтверждающих документов;
5. Составить табель учета рабочего времени можно только для сотрудников, наличие которых на предприятии подтверждается соответствующие оформленных документов (приказы о приеме на работу, увольнении, переводе).

Как упростить процесс?

Ведение любой документации требует много времени и сил. Новый способ получить табель учета рабочего времени, избегая лишних затрат, подойдет как руководителю крупного предприятия, так и малого бизнеса.

Рынок кишит всевозможными программами, которые обещают автоматизацию табельного учета, однако, большинство из них предлагают расчет, при котором Вам придется вносить данные в систему вручную. К счастью, программа Yaware.TimeTracker заняла иную позицию.

Мощная альтернатива традиционным методам ведения табеля учета рабочего времени

Программа для ведения табеля учета рабочего времени от компании Yaware — Yaware.Timetracker, предлагает самостоятельный сбор данных о каждом сотруднике, а также автоматическое формирование отчетности. Среди 18 типов отчетов, доступных программе, присутствует и табель учета рабочего времени.

Следует подчеркнуть, что система подходит только для персонала, работающего за компьютерами. Благодаря установке на девайсе, она фиксирует время начала и окончания работы, считает фактически отработанные часы и вносит данные в табель. С помощью календарика, значек которого находиться возле имени каждого сотрудника, можно уточнить причину пропуска: отпуск, выходной, больничный. Подробнее о функции автоматического учета времени и как с ней работать Вы можете узнать, воспользовавшись Базой Данных.

Или начните использовать программу прямо сейчас! Yaware.Timetracker предоставляет тестовый период на 14 дней для полного ознакомления с программой и ее возможностями.