Проблема состоит в том, что все понимают важность отчетности, но мало кто знает как должен выглядеть качественный отчет по работе. В связи с чем, мы решили написать эту статью.

Что стоит понимать под “идеальным” отчетом?

Для начала: что такое отчет о проделанной работе и как должна выглядеть “идеальная” отчетность. Отчет сотрудника о работе за день — неделю, месяц — это список выполненных задач, заданий, поручений с указанными датами начала и окончания. То есть, это минимум для офисной отчетности, который позволяет проследить занятость сотрудника, его загруженность и скорость выполнения задач. Достаточно ли этого?

Мы считаем, идеальный отчет должен содержать:

• список всех выполненных задач;
• начало работы над задачей;
• время окончания работы над задачей (время выполнения);
• приоритетность задач;
• комментарии к выполнению.

Но и эти данные не предоставляют целостной картины. Поэтому, мы создали (для себя в первую очередь!) программу, способную к фиксации использованных во время решения задачи программ, сайтов и приложений. Такой отчет о проделанной работе помогает наиболее полно оценить трудозатраты на конкретную задачу. И к тому же, помогает рассчитать эффективность и продуктивность работы сотрудника.

Частота отчетности

Однако, вначале нужно определиться с частотой получения отчетности. Например, отчет о работе отдела лучше получать в конце месяца или квартала. Работы предприятия — за квартал, год. А мониторинг работы сотрудников следует проводит ежедневно или еженедельно.

Как выглядит идеальная отчетность в нашем случае? Идеальной мы считаем моментальную отчетность. При автоматизации учета рабочего времени, как это делает программа Yaware.TimeTracker и другие похожие, отчет составляется мгновенно по запросу, включае самые свежие данные по рабочему процессу.

Как это делается? Программа подсчета рабочих часов автоматически запускается как только сотрудник приступает к работе и фиксирует все его действия: активные задачи, план работы, дедлайны, запущенные сайты и программы. Руководитель может в любой момент зайти в программу и посмотреть отчетность. За сегодня, последнею неделю или любой другой календарный период. Данные программы обновляются каждые 15 минут.

Зачем нужен идеальный отчет?

Конечно, любое предприятие может ограничится стандартной отчетностью. Ее вполне достаточно для общей картины рабочего дня сотрудника. Однако, для того, чтобы выяснить реальную продуктивность каждого, вычислить непродуктивных сотрудников, создать корректный план работы — необходима полная отчетность. Чем больше параметров у руководителя на руках, тем больше имоверность того, что процесс руководства будет проходить эффективнее.

Не обязательно вытряхивать из сотрудников информацию. Вы можете получать отчетность разными способами. Больше об отчетности в Yaware.Timetrecker вы можете узнать в Базе знаний. А если хотите больше информации об отчетах в принципе: пишите нам, сделаем этот блог лучше вместе!