Работу любой компании можно поделить на части — проекты и задачи. Каждому читателю точно раз в жизни приходилось принимать управленческие решения, хотя бы на личном уровне и от его правильности зависела продуктивность и прибыль.
Управление проектами — это такая организация процесса, которая приведет проект к цели вовремя и в рамках бюджета. В своей деятельности это применяют компании малого, среднего и большого бизнеса. И хотя не существует идеальной системы управления проектами, нет способа, который подойдет всем руководителям — создано немало методик для успешного применения в этом направлении.
Преимущества и недостатки управления проектами
Управление проектами предусматривает постановку задачи и определение цели. Только после этого формируется бюджет с четкими временными рамками. Такой подход к делу на 20-30% повышает уровень эффективности проектов, а сотрудники, задействованы в процессе достижения цели, чувствуют себя более удовлетворенными. Их лояльность к компании-работодателю повышается на 30%.
По сравнению с преимуществами, недостатков меньше и касаются они руководителя. На него возрастает нагрузка, а также могут возникнуть стрессовые ситуации: неправильно подобранная методика, переоценка квалификации сотрудников. Длительная нагрузка грозит профессиональным выгоранием руководителя.
Диаграмма Ганта
Перед возникновением управления проектами, люди использовали лист бумаги. Такие письменные to do list до сих пор популярные и в этом нет ничего плохого. Психологи говорят о том, что вычеркивание завершенных задач приносить удовлетворение собой и положительно влияет на состояние человека.
Похоже, что Генри Гантту не нравился классический метод, весь в 1910 году он впервые заговорил о планирование проектов и задач с помощью горизонтальных гистограмм.
Диаграмма Ганта — полоски, расположены между двумя осями: списком задач по вертикали и временем по горизонтали. Это удобный способ визуализации проекта. На диаграмме Ганта можно увидеть количество заданий, последовательность их выполнения и результат. Сегодня все сложные процессы выполняются автоматически, поэтому использовать этот способ для управления проектами, любому человеку достаточно выбрать сервис для построения диаграммы и задать исходные данные.
Методы управления проектами
Классический
Нацелен на повышение управляемости проекта, не позволяет начать новый этап, пока не закончен предыдущий. Таким способом, управление становиться более структурированным. Классический метод идеально подходит для проектов, где запрещено переходить на следующий этап, не закончив предыдущий. Например, нельзя сводить стены без фундамента.
Этапы классического метода:
— Инициация — обозначение цели проекта, ожидаемого конечного результата.
— Планирование — оценка рисков, написание календарного плана, обозначение необходимых этапов проекта.
— Разработка — стадия, подрядная планированию. Проводиться подбор необходимых инструментов — программ, систем, языков программирования и т.д.
— Реализация — конечный результат, его тестирование.
— Завершение — проект передается заказчику, идет общение с клиентом.
Agile
Если повар не приступит к десерту, пока не приготовит снала первое блюдо, а потом второе — рискует не успеть и провалить ужин. Это один из примеров, где использование классического метода не приведет к успеху. Метод Agile заключается в разборе одного большого проекта на мини-проекты. Така постановка позволяет подстраиваться проекту под любые изменения — внутри самого проекта или целой организации. Метод Agile, в отличие от предыдущего, скорее набор принципов и правил, чем конкретные этапы построения цели. Agile очень гибкий и его преимущества в том, что этот метод можно адаптировать под любой проект и условия.
Scrum
Scrum — метод управления проектом, разбивающий его на части. Сочетает в себе классический и гибкие походы. Его особенность во взаимодействии всех элементов процесса — людей. Весь процесс Scrum крутиться около 5 встреч:
- Встреча — обсуждение проекта, возможных рисков, конечного результата.
- Планирование Спринта — или определение того, как достигнуть поставленной цели.
- Ежедневные летучки — каждая команда тратит 15 минут на обсуждение уже сделанного и того, что планируется на ближайший рабочий день.
- Резюмируем Спринт — представление результатов. Главная цель — узнать, соответствует ли проделанная работа ожиданиям клиентов, является ли она удовлетворительной.
- Обсуждение Спринта — обсуждение командой процесса реализации проектов, вычисление проблемных моментов. Цель этапа — найти и проговорить допущенные ошибки, чтобы улучшить работу команды в будущем.
Lean
Еще более структурированный подход к реализации проекта, чем Agile и Scrum. Он предусматривает разбивку проектов и мини-проектов на задачи и подзадачи, максимально конкретизируя процесс. Метод Lean применяет схему потока операций (workflow) для того, чтобы каждая составляющая выполнялась одинаково качественно. В отличие от классического проектного менеджмента, Lean позволяет параллельно выполнять несколько задач и вы будете уверены, что все реализуется так, как надо.
Kanban
Метод разрешается оставить неоконченную задачу на одном из этапов, если её приоритет изменился и есть другие срочные задачи. Kanban полностью зависит от видения руководителя: вы сами создаете этапы и следуете им. Единственное, Вам нужно помнить 4 главных принципа, на которых держится эта система:
- Напоминалка
Чтобы все было под рукой и ничего не забывалось, каждой задаче и проекту соответствует своя «напоминалка» — записка, документ, карточка. - Регламент задач
Чтобы легче было определить затор, количество задач сводится к строго ограниченному количеству. - Непрерывность процесса
Задачи расставляются по приоритетности и попадают в поток именно тогда, когда нужно, благодаря чему, работа не прекращается. - Постоянное развитие
Внедрение в рабочий процесс новых методик и практик, способствующих повышению продуктивности и эффективности предприятия.
Процесс упрощен благодаря программам и инструментам управления проектами. Ниже расскажем об одном из них.
Инструменты для управления проектами
Для успешного достижения целей необходимы не только методы и команда, а также современные инструменты, которые позволяют фиксировать результаты и эффективность сотрудников, своевременно менять стратегию. Среди универсальных программ, которые подойдут для компаний любого размера или личного использования, — программа учета рабочего времени и постановки задач Yaware.TimeTracker. Она рассчитывает фактические затраты на каждую задачу и проект, ведет полную отчетность по сотрудникам, проектам, задачам, периоду и продуктивности.
Yaware.TimeTracker позволяет:
- создавать проекты и задачи;
- делегировать обязанности;
- устанавливать дедлайн;
- оценивать время исполнения задачи;
- контролировать программы и приложения, активированные во время решения задачи;
- получать полную конкретную отчетность по выбранным параметрам.
Кроме того, программа позволяет рассчитывать и изменять бюджет проекта, назначать ставку за исполнение задачи, контролировать отдельно каждый процесс, не отбирая при этом много времени.
