Объем задач на повестке дня, недели, месяца обычно весьма обширный. Весь наш день складывается с больших и маленьких заданий. Некоторые их них необходимы, некоторые могут подождать. Вопрос в том, как их определить.

Приоритетность задач на рабочем месте

Представьте ситуацию: сотрудник трудиться весь день, постоянно в работе и Вам, собственно, не к чему придратся. Но в конце недели оказалось, что он все это время работал над проектом, который нужен на следующий месяц — и ничего не сделал по проекту, дедлайн которого наступит уже через несколько дней.

Думаете, это единичный случай? Отнюдь. Когда у сотрудника много заданий без установленной приоритетности, он вполне может сам выбирать, когда что делать. В общем-то, он и знать не будет о том, что нужно сделать в первую очередь. Так что здесь и увольнять/наказывать не за что. Ведь в таком случае вина полностью ложится на руководителя: он сам не обозначил срочные задания.

Как расставлять приоритетность?

Определить приоритетность — она же “важность” — задачи довольно просто. Достаточно оценить последствия от ее невыполнения. Чем последствия масштабнее и страшнее, тем приоритетнее эта задача и тем скорее ее нужно выполнить. У неважных дел последствия также менее значительны.

К примеру, откладывание “на потом” разговора с клиентом, готовым сделать заказ, грозит потерей этого самого клиента, а значить уменьшение прибыли. По сравнению с этим, обзвон “холодных” клиентов, которые еще не решились на покупку, выглядит не столь важно.

Также следует учитывать дедлайны. Задача, дедлайн которой ближе, будет приоритетнее. Пример этого мы с Вами рассмотрели в первом параграфе.

Как обозначать приоритетность?

Важно не только расставить приоритетность задач для себя, как руководителя, но и сообщить об этом исполнителям. Это можно (нужно) сделать несколькими способами.

Устно

Просто скажите об этом. А лучше подчеркните: расскажите, почему это важно, как быстро это нужно сделать и какие последствия, если этого не сделать. Это не самый эффективный способ делегирования задач, но по крайней мере, Вы действительно сообщили сотруднику, что является для него главной задачей в этот момент. Если он этого не учтет, Вы уже можете выдвигать кое-какие претензии к его работе.

Письменно

Если Вы делегируете задачи в письменной форме, обязательно пропишите приоритетность, как отдельный пункт. Желательно выделить его: подчеркнуть, сделать жирным, выделить цветом — чтобы важная информация не сливалась с остальным текстом.

Программа контроля задач

Если Вы используете программы контроля задач, не забывайте указывать приоритетность в специально выделенном поле. Помните, действительно качественный сервис обязан иметь такое поля в окне задач!

Рассмотрим, как ставить приоритеты в программе Yaware.Timetracker:

Здесь все просто! Просто заходим в окно задачи, находим пункт “Приоритет” и выбираем из предложенных вариантов наиболее подходящий.

Вместо заключения

Не забывайте расставлять приоритеты не только в жизни, но и в работе. Они позволяют избавится от хаоса. И вместо того, чтобы в панике метаться офисом, не зная, за что взяться в первую очередь — Вы спокойно выполняете свою работу, начиная с главного и постепенно переходя к будничному.