Деятельность любого предприятия состоит из задач. Именно поэтому время исполнения каждой задачи так важно. От него зависит дальнейший успех предприятия, а задержка может оказаться фатальной ошибкой.
Пример
Небольшое предприятие занимается перевозкой в особо крупных размерах. Неожиданно оно получило заказ на полмиллиона рублей. Заказ срочный. Для перевозки нужно пять машин. Когда начали готовиться к погрузке неожиданно заметили, что в двух автомобилях необходимо заменить колеса. Машинист Леша должен был сделать это на прошлой неделе, но так, как на обычно загружены не более чем две машины, этому никто не придал значения. Когда кинулись менять колеса, неожиданно обнаружилось и то, что их не хватает, так как кладовщик Николай не сделал инвентаризацию и о неимении колес никто не знал. Фирма, от которой пришел заказ, отказалась везти груз тремя машинами. Контракт сорвался. Предприятие денег не получило.
Как ставить задачи, считать время комадной работы и трекать онлайн-деятельность в одной программе?
И так, что же произошло?
Задачи, поставлены много раньше, не были выполнены вовремя, что привело к значительным убыткам для предприятия. Руководство не проконтролировало, сотрудники схалтурили. И это не единичный случай. Вспомните, как у вас срывались поставки из-за того, что кто-то кому-то не перезвонил; проваливались проекты из-за, вроде как безобидных, не все же отстрочек во времени. Кто-то не успел, забыл — и делу конец. А если не конец, то все равно — проблем не оберешься. А все из-за отсутсвия трекинга времени по задачам.
Программа учета времени выполнения задач
Программы учета времени существуют с того часа, как почти каждое рабочее место перестало существовать без компьютера. От простых до многофункциональных все они нацелены на одно — учитывать рабочее время и следить за его эффективным использованием. Как с помощью похожей программы учитывать время по задачам? Будем разбираться.
Для примера мы рассмотрим программу Yaware.TimeTracker и в особенности ее функционал TaskTracker. Его предназначение — создание и управление проектами и задачами. Данная система постановки задач состоит из разделов:
- Проекты и задачи
Используется для создания проекта и задачи внутри него, контроля статуса выполнения и управления компанией. - Планирование
В разделе «Планирование» все проекты и задачи отображаются в виде диаграммы Ганта. Доска планирование помогает управлять временем, отслеживать количество поставленных задач, их приоритетность и определять порядок выполнения. - Бюджетирование
В момент создания проекта вы указываете его стоимость, которую удобно контролировать используя раздел «Бюджет». Здесь вы видите название проекта и время потраченное на его выполнение, а также реальную картину движения финансов внутри проекта: запланированный бюджет, реальные расходы и разницу между ними.
Посмотрите подробнее в бесплатном онлайн-демо Yaware.TimeTracker.
Трекинг времени по задачам
Учет времени — означает установку дедлайнов, ожидаемого времени выполнения задачи, а также контроль и анализ выполнения. Для начала процесса учета времени, в первую очередь время нужно указать. В последствии, руководитель сможет оптимизировать аналогичные процессы, сделав анализ составленных программой отчетов. Для этого время, которое было реально потрачено на выполнение определенного задания, сравнивается с установленным вначале таймлайном. К тому же, благодаря тайм-трекеру наглядно видно отвлекающие и мешающие работе факторы, которые с легкостью можно устранить.
Для того, чтобы установить время выполнения задачи в данной программе, в окне создания обозначьте дату начала задания (когда за него нужно взяться), дату окончания (дедлайн) и в строке «Оценка» — время необходимое на выполнение. Формат времени изображается как «3w 4d 2h 20m» (3 недели 4 дня 2 часа 20 минут).
Дедлайн — важная часть учета времени. Он обозначает конечную дату, когда задача должна быть 100% сделана. Со временем, благодаря отчетности в тайм-трекере, вы сможете анализировать ранее поставленные дедлайны и реальную скорость завершения задач. Это поможет вам более точно устанавливать время на выполнение.
Установленный дедлайн воспринимается программой как исходный параметр и используется для всевозможных отчетов. Их цель — отобразить продуктивность и успеваемость каждого сотрудника. Кроме того, они способствуют оптимизации нагрузок и возможности создания более эффективного графика работы.
Дедлайн устанавливается сразу при создании задачи, но потом его можно изменить в любое удобное время. Нужно просто зайти в окно «Редактирования».
Дедлайн вводиться в поле «Срок». Если на него кликнут мышкой, откроется календарь. Вам необходимо просто выбрать нужную дату дедлайна. Главное, не забывайте про кнопку «Сохранить» внизу формы, чтобы сберечь параметры.
С программой учета времени выполнения задач, вы сможете легко и просто контролировать время, потраченное сотрудником на выполнение задачи, следить за своевременным ее выполнением. Анализируйте полученные результаты и оптимизируйте работу каждого сотрудника и всего предприятия.
Попробуйте управлять задачами с помощью Yaware.TimeTracker прямо сейчас!
