Если вы читали книги по управлению временем, то имеете представление о том, как на самом деле сложно им распоряжаться и правильно распределять задачи. Поэтому, рекомендуем вам 5 советов, которые помогут лучше организовать свой тайм-менеджмент:
Создавайте и используйте списки
Невозможно все держать в голове. Поэтому, нужно создать 4 основных списка:
- Расписание. За весь год, изо дня в день.
- Вещи, которые необходимо сделать. Это список основных задач к выполнению на месяц, неделю и день.
- Кому нужно позвонить. Люди, которым необходимо позвонить во время дня.
- Планировщик. Это просто страница для каждого человека, с которым вы общаетесь, где записывается вся нужная информация.
Необходимо правильно распределять время на нужные задачи. Именно поэтому регулярный список позволит работать более эффективно.
Нумерация и краски
Идея проста: есть 90 файлов в папках. Красные от 1 до 30 наиболее приоритетные, синие от 1 до 30 среднего приоритета и белые от 1 до 30 менее приоритетные, которые представляют текущий, следующий и прошлый месяцы. Предположим, что вы договорились с клиентом о решении какого-то вопроса через 4 недели. Запишите задачу в папку на следующий месяц и – все. Теперь задача отложена до нужного времени, вы увидите её там, когда нужно будет работать именно с ней.
Есть специальные программы для компьютеров, планшетов и телефонов, которые могут заменить эти папки. Можно использовать и их, главное, чтобы метод был удобным и быстрым.
Минимизируйте встречи
Сложно что-то делать, если у вас постоянные встречи. Для многих людей это место, где можно спрятаться от задач. Или прихорашиваться и быть важным. Но они на самом деле созываются для того, чтобы что-то делать. Вам нужна стратегия, чтобы избежать непродуктивных встреч. Если вы ведете встречи, вам нужна стратегия, чтобы сделать их продуктивными. Если вы должны присутствовать на заседаниях, вам нужна стратегия, чтобы уйти от них по собственному желанию.
Блок времени
Иногда расписания вместо помощи могут навредить, так как если оно неправильное, возникает ощущение скованности и невозможности делать что-то ещё. За каждый год много времени блокируется наперед.
Месяц в месяц человек посещает разное количество встреч. Это и выступления, и планерки, и просто деловые встречи. Для них ведется специальная записная книга, в которой им дается определенное количество времени. Цель состоит в том, чтобы иметь как можно меньше нераспределенного времени. Если вы ведете календарь, можно примерно посмотреть, какой блок времени потребует та или иная встреча. Создавая подобные блоки для важных заседаний, вы предотвратите требования других переместить деятельность на другие задачи.
Используйте с пользой время ожидания
Существует много полезных ресурсов, где можно читать литературу по управлению временем. Можно использовать YouTube для чего-то другого, чем смотреть котят на водных лыжах.
Убедитесь, что у вас есть свежая книга на все времена. Нет достойного оправдания, чтобы просто тратить время ожидания в аэропорту, в пробке, в приемной. Некоторые люди отдают время звонкам, текстам или сообщениям. Это ошибка по трем причинам. Во-первых, вы будете делать это поспешно и без должной подготовки, что-то важное будет сделано не лучшим образом. Во-вторых, если вы будете хаотичными, то потеряете способность поддерживать продуктивность. Третье, это крадет время и довольно большое его количество.
Используйте полученную информацию и распоряжайтесь своим временем более продуктивно. Смотрите также интересную инфографику, которая поможет расставить все точки над и.
