Школа, университет. Пока мы учились то были полны энтузиазма и сил, а на время и его скоротечность совершенно не обращали внимания. Казалось все впереди и лишь вступив во взрослую жизнь мы поняли: катастрофически не хватает дополнительных эдак 10 часов в сутки.
И что мы начали делать? Лихорадочно метаться и суетиться, пытаясь втиснуть в один день как можно больше дел. Когда довели себя до нервного истощения, поняли, что надо заняться тайм-менеджментом. Начали скрупулезно подсчитывать каждую минуту. Мало что получалось и все чаще голову начали посещать мысли о посещении тренинга по тайм-менеждменту. Не спешите тратить деньги! Возможно, вам не удается справиться со временем лишь потому, что вы просто делаете одну (или несколько) из нижеперечисленных ошибок.
Мы подготовили для вас подборку полезной информации, которая поможет справиться с ошибками в управлении временем.
Что мешает вам эффективно управлять временем?
Отсутствие целей
Ваши цели нематериальны (не записаны) или же не сформулированы четко и измеримо? Это самая распространенная ошибка.
Очень сложно грамотно управлять временем, если не понимаешь, какие задачи приоритетны. А как понять их приоритетность, если нет конкретной цели, на которую должна ориентироваться вся ваша деятельность?
Какова ваша цель? Что вы хотите получить через год, два и больше? Сформулируйте свое желание и напишите его на бумаге. Теперь, когда вы знаете, чего хотите достичь, вы можете отсеивать дела (воспользуйтесь для этого матрицей Эйзенхауера), которые не способствуют достижению вашей цели и сосредоточиться на том, что принесет успех.
Читайте также «8 советов для быстрого достижения целей»
Отсутствие списка задач
Часто забываете что-то сделать? Держим пари, что у вас либо нет списка задач на день, либо он составлен неправильно. 
Вернее, вы пользуетесь им неправильно.
Лирическое отступление: когда вам подают некое блюдо, где есть самая вкусная часть (допустим, соус) и что-то менее вкусное – что вы съедаете в первую очередь? Если соус, то, скорее всего, вы так же относитесь и к своим задачам. Вы быстро “расправляетесь” с самыми любимыми и легкими заданиями, а потом тягостно “мучите” остальные.
Не начинайте свой день с решения самых простых задач, которые требуют минимальных затрат времени. Начинайте с самых важных задач, независимо от того, нравятся они вам или нет. Ведь их все равно придется выполнять. Так сделайте это сразу! После того как вы закончите с самым неприятным, день покажется вам легким и все остальные дела пойдут как по маслу.
Отвлекающие факторы
Знаете ли вы, что можно потерять целых два часа в день, лишь отвлекаясь на каждую мелочь? Представьте, сколько можно успеть сделать за это время!
Письма, чаты, коллеги, телефонные звонки – все это отвлекает и мешает выполнять задачи.
Если вы хотите получить контроль над своим днем, важно знать, как минимизировать отвлечения. Например, выключите чат, когда нужно сосредоточиться. Или попросите коллег, чтобы не заходили к вам в кабинет по пустякам.
Полезные статьи по теме:
Отвлечения на работе: проблема усугубляется
Почему офисные сотрудники отвлекаются от работы
Прокрастинация
Очень важно отличать прокрастинацию от «ничегонеделания»: при ничегонеделании человек восполняет свою энергию, а при прокрастинации – теряет, растрачивая по пустякам.
Прокрастинация в «малых дозах» – это вполне нормальное и безобидное явление. Но когда она приобретает характер вредной привычки и оказывает негативный эффект на какую-то сторону жизни – это проблема, с которой нужно бороться.
Неумение делегировать
Не исключено, что вы добровольно взваливаете на себя кучу работы, а потом в панике разрываетесь между задачами – ведь ни одна из них не окончена, а времени в обрез.
Причиной может быть: неумение отказать, неумение делегировать, переоценка своих сил, недооценка масштаба задач. Возможно, вам стоит почитать книгу Брайана Трейси? С её помощью вы научитесь делегировать задачи и существенно сузите круг своих обязанностей. Также вам будет полезна эта статья.
Многозадачность
Думаете что если, подписывая договор, болтать по телефону и свободной рукой показывать секретарше знак “сделай кофе” – то можно успеть больше?
Отнюдь! Многозадачность как раз таки сильно урезает нашу продуктивность и пожирает драгоценное время. Не верите? Тогда попробуйте небольшой тест:
Возьмите листок бумаги и нарисуйте таблицу:
В первой строке напишите «Многозадачность хуже лжи», а во второй – цифры от 1 до 24. НО! Когда будете писать – постоянно переключайтесь с одной строки на другую. То есть, написали в первой строке букву «М» – пишите во второй строке цифру 1; написали в первой строке букву «н» – пишите во второй цифру 2. И так далее. Перед началом выполнения этого задания обязательно засеките время.
В строках 3 и 4 напишите то же самое, но теперь не переключайтесь при написании между строками. Сначала полностью напишите «Многозадачность хуже лжи», а потом цифры от 1 до 24. Засеките время.Теперь сравните полученное время. На заполнение строк 1 и 2 уходит в 2 раза больше времени. Как видите, переключаясь между задачами, вы тратите больше времени, чем, если бы делали дела последовательно.
Ну что, вы до сих пор думаете, что многозадачность повышает вашу эффективность? Нет? Тогда срочно избавьтесь от неё. В этом вам поможет книга Дейва Криншоу.
Отсутствие отдыха
Не отдохнувший организм не способен на подвиги. И если вы не научитесь вовремя останавливаться и расслабляться, то ваш мозг в конце-концов откажется работать продуктивно. И тогда уже сколько временем ни управляй – эффективного результата вы не добьетесь.
Поэтому обязательно прочтите книгу Глеба Архангельского «Время на отдых. Для тех, кто много работает». С её помощью вы научитесь организовывать время так, что будете успевать не только поработать, но и хорошенько отдохнуть.
Также полезными будут статьи:
Как правильно отдыхать на работе
Правило 52/17 повысит вашу продуктивность
Отсутствие навыков систематизирования работы
Каждый день мы используем наши компьютеры и мобильные устройства (только телефон отнимает 2 часа в день). Так почему бы не использовать эти устройства с пользой?
Научитесь этому с помощью статей «5 навыков, которые существенно повышают эффективность работы за компьютером» и «Как работа с электронной почтой съедает ваше время?»
Слабая самодисциплина
В конце концов, давайте смотреть правде в глаза: возможно, вам просто не хватает самодисциплины? Не беда. Её можно развить. Поначалу, конечно, будет непросто. Но если вы будете настойчивы, то вскоре получите первые результаты.
Итак, для начала вам нужна мотивация. Ваша цель, которую вы перед собой поставили – чем не мотиватор? Но чтобы это работало эффективнее, максимально визуализируйте свою цель.
Например, вы хотите приобрести загородный дом. Создайте стенд с фотографиями дома своей мечты. Укажите все до мелочей: внешний вид, сад, клумбы, интерьер, мебель. Установите стенд со своей мечтой так, чтобы видеть его ежедневно. Эта картина должна мотивировать вас к работе. Теперь вы делаете что-то не потому, что надо, а потому, что хотите дом. И глазом моргнуть не успеете, как ваша дисциплина вырастет.
Подведем итоги
Большинство людей с перманентной нехваткой времени совершают одни и те же ошибки. И именно эти ошибки поглощают их время. Если в вашем лексиконе появились фразы вроде “я ничего не успеваю”, “я спешу”, “мне некогда”, вам стоит взять вышеописанные советы на вооружение. И уже совсем скоро вы увидите, что времени хватает и на работу, и на полноценный отдых.
