Сегодня существует множество методов, которые помогают вести контроль персонала организации. Сколько из тех, что вы испробовали, принесли желанный результат? Не так много, как хотелось бы, правда? Может все-таки есть какой-то один, но эффективный? Давайте попробуем получить ответ на этот вопрос. Для этого рассмотрим наиболее распространенные виды, методы контроля и их преимущества.
Преимущества контроля персонала
Для некоторых, контроль сотрудников звучит, как проявления недоверия к персоналу. Однако, правильный подход у этому вопросу наоборот объединяет команду и помогает им работать более эффективно и продуктивно. Контроль действий персонала необходим, особенно там, где все работы выполняются только на компьютерах, чтобы руководитель мог решить серьезную проблему до того, как она выйдет из-под контроля. Ниже приведены некоторые основные преимущества мониторинга сотрудников:
Высокая продуктивность
Сотрудники работают более эффективно, когда их работа под контролем. Это помогает им сосредоточиться и не отвлекаются на ненужные задачи. При отсутствии контроля менеджер не будет знать, заняты ли его сотрудники профессиональными или личными делами.
Сильные стороны
В поведении человека легко заметить, если он в чем-то разбирается. Креативность нельзя оценить в одном или двух разговорах, скорее работодатели могут оценить ее, регулярно отслеживая показатели сотрудников и то, как они подходят к поставленным задачам. С помощью мониторинга менеджеры могут увидеть общую картину и понять, кто мыслит нестандартно. Эта информация поможет им добиться роста бизнеса.
Идентификация ошибок
Ошибки не всегда бывают преднамеренными, даже лучшие работники тоже могут ошибиться. Иногда некоторые члены команды могут неверно истолковать инструкции, данные руководителем, и действовать соответственно. Теперь, если менеджер не ведет контроль действий персонал через регулярные промежутки времени, все усилия будут напрасными. В то время как правильный метод контроля вовремя укажет на негативные стороны и поможет их устранить.
Повышение рентабельности
Исследование показывает, что частые перерывы обходятся предприятиям более чем в 100 миллиардов долларов в год в виде заработной платы за непродуктивное время. Если вы будете контролировать работу, то сократите количество ненужных пауз в работе и сэкономите средства компании.
Виды контроля персонала
Предварительный контроль
Призван выявить и предотвратить отклонения в стандартах до того, как они произойдут. Этот вид подойдет при отборе и найме новых сотрудников. Например, организации пытаются повысить вероятность того, что сотрудники будут соответствовать стандартам, определяя необходимые профессиональные навыки и используя тесты и другие средства проверки для найма людей с такими навыками.
Поэтапный контроль
Отслеживают текущую деятельность персонала. Например, контроль действий персонала, использование компьютера, рабочего времени. Его цель — гарантировать, что деятельность дает желаемые результаты.
Итоговый контроль
Осуществляется после того, как работа завершена или отведенное для нее время.
Как виды и методы контроля зависят от должности?
Операционные должности
Это работники, выполняющие типовые бизнес-операции, например: бухгалтеры, сотрудники колл центров, редакторы и т.п. В сотрудничестве с ними лучше всего применять поэтапный контроль.
Удаленные сотрудники
Требуют повышенного внимания и мониторинга эффективности работы. Для контроля их работы и продуктивности дополнительно могут использовать снимки экрана и веб-камеры.
Креативщики
Сюда входят все руководители среднего звена (и выше), а также разработчики новых технологий, проектировщики, дизайнеры и т.п. Их контроль — вопрос дискуссионный из-за того, что жесткие рамки могут повлиять на мотивацию и креатив.
Мобильный персонал
Те, кто большую часть времени проводит в разъездах, перемещается по городу, доставляет еду, проводит встречи с клиентами. Для их контроля удобно использовать программы с GPS.
Сотрудники, работающие по гибкому графику
Если часть персонала работает ночью, некоторые только после обеда или с плавающими выходными, то будет трудно использовать единую систему контроль действий персонала. Придется проявить гибкость и подобрать методы под каждого сотрудника. В этой программе это можно сделать за 30 минут для 100 сотрудников.
Распространенные способы контроля персонала
Создание отчетов
Сотрудники самостоятельно составляют отчеты, фиксируя в них всю проделанную работу за определенный период. Однако при этом определить достоверность данных без дополнительной проверки достаточно проблематично. Кроме того, таким образом нельзя узнать, способен ли служащий за тоже время выполнять больший объем работы.
Мотивационная доска
Является самым лояльным и позитивным методом контроля. Это может быть экран в коридоре или в прямом смысле доска в кабинете, на которой регулярно обновляются KPI, достижения персонала и результаты их работы.
KPI
Суть в том, что вы определяете показатели, верхнюю планку, которую сотруднику нужно достичь или преувеличить. Используя систему KPI вы проводите оцифровку всех результатов и упрощаете понимание выплненых/не выполненных целей.
Что такое показатели KPI и для чего нужны?
CRM-системы
Позволяет не только контролировать действия персонала, но и автоматизировать многие бизнес-процессы. Вам не нужно ждать от сотрудников отчеты, Вы просто открываете CRM и видите цифры, выполненные задачи и дедлайны.
GPS
Must have для транспортных и логистических компаний, и других предприятий, чьи сотрудники перемещаются с рабочих целях.
Видеонаблюдение
Такой метод позволит дисциплинировать сотрудников. Ведь зная, что на них постоянно смотрят, они будут значительно реже делать перерывы в работе, чтобы пообщаться с коллегами, выпить кофе или сходить покурить. Однако узнать, чем именно персонал занимается за компьютером, вам узнать не удастся.
Контроль деятельности персонала организации менеджером по управлению
К каждому сотруднику прикрепляется проверяющий, который, как минимум, один день находится рядом со служащим. При этом все действия сотрудника постоянно записываются. Недостатками такого метода контроля являются значительные временные затраты, а также то, что после окончания проверки сотрудник может прекратить работать на полную силу.
Внедрение компьютеризованной системы учета рабочего времени и продуктивности
Данный метод контроля персонала организации сравнительно новый, однако он уже успел себя отлично зарекомендовать. Ведь использование системы позволяет получить массу преимуществ. Каких именно? Сейчас вы узнаете.
Yaware.TimeTracker – контроль персонала организации без проблем
Система учета рабочего времени Yaware.TimeTracker – это специальный программный продукт, который позволяет фиксировать абсолютно все действия персонала на протяжении рабочего дня. Для этого необходимо установить ПО на каждый компьютер, который подлежит проверке. Уже на данном этапе использования системы для контроля действий персонала организации вы получите следующие преимущества:
Быструю установку. Подключение к системе происходит всего за один клик. Даже если количество ПК вашей компании исчисляется тысячами, установка программного обеспечения не займет слишком много времени.
Удаленный контроль. Систему легко установить на удаленные компьютеры. Благодаря этому вы сможете контролировать работу тех сотрудников, которые работают за пределами офиса.
После того как все ПК будут подключены к системе, вы можете настроить ее работу на свое усмотрение:
1. Назначить сайтам и программам категории продуктивности:
- продуктивно – использование различных ресурсов целесообразно и необходимо для выполнения рабочих задач.
- нейтрально – интернет-страницы и всевозможное ПО не являются необходимыми для выполнения прямых рабочих обязанностей сотрудника.
- непродуктивно – запускаемые приложения и сайты имеют информационно-развлекательный характер и совершенно не пригодны для работы.
2. Внести e-mail, на который будут направляться отчеты.
Собственно, после этого вам практически не придется следить за работой системы. Сбор данных, распределение их по категориям, составление отчетов – все это будет происходить без вашего непосредственного участия. При этом абсолютно все данные, полученные в результате работы ПО, будут полностью соответствовать действительности.
Проводите контроль персонала организации правильно. Регистрируйтесь прямо сейчас, и тогда вы сможете использовать систему Yaware.TimeTracker совершенно бесплатно в течение 14 дней.
