Организациям, в которых сотрудники занимаются умственным трудом и почти все свое время проводят за компьютером, сложно проконтролировать их работу. Ведь работа офисного сотрудника специфична. Он выполняет десятки микроопераций: email, звонки, поиск нужной информации.
Зачем контролировать сотрудников?
Главными причинами контроля являются:
1. Надлежащее выполнение рабочих обязанностей сотрудниками.
Не контролируя выполнение заданий, пуская их на самотек, руководитель рискует будущим собственного бизнеса. Отсутствие контроля — это прогоревшие задачи, заваленные проекты, некачественные, выполненные “на скорую руку” задания и другие неприятные последствия.
2. Информационная безопасность компании.
“Кто владеет информацией, тот владеет миром”.
Всемирно известная фраза принадлежит братьям Натану и Джеймсу Ротшильдам. Они еще в XIX веке знали ценность информации. Именно вовремя доставленные новости помогли им провернуть одну из самых рискованных и крупных афер в истории банковского бизнеса. Всего за один день они заработали 200 млн фунтов. С помощью… голубей.
Натан Ротшильд разводил почтовых голубей и использовал их для получения важной информации с континента. Голубям привязывали на лапки шифрованные тексты, и они уносили братьям последние финансовые новости.
В 1815 году все фондовые биржи Европы, затаив дыхание, ждали новостей со сражения при Ватерлоо. Агенты Ротшильдов наблюдали за ходом сражения находясь «по разные стороны баррикад». Как только Джеймс узнал, что Англия победила, он немедленно сообщил брату о случившемся с помощью голубей. Натан узнал о победе Англии на 24 часа раньше, чем военное министерство. Утром он пришел на фондовую биржу очень мрачным. Финансисты знали, что благодаря голубям, Ротшильд всегда в курсе последних событий. Увидев его мрачное лицо, они решили, что Англия проиграла битву, и в панике начали продавать акции английских банков. А агенты Ротшильда эти акции скупили по дешевке.
Сегодня ценность информации только повышается. Например, эксперты из Ponemon Institute, утверждают что для того, чтобы 6 фирм из 10 обанкротились, достаточно утечки всего лишь 20% их конфиденциальной информации. А поскольку компании очень часто становятся жертвами неправомерных действий своих сотрудников, то неудивительно, что контроль информационной безопасности столь важен для их руководителей.
3. Быть в курсе.
Контроль сотрудников позволяет вовремя узнать о проблемах в выполнении тех или иных задач. Предупрежден — значит вооружен.
Как контролировать сотрудников на рабочем месте?
Для контроля за работой сотрудников на компьютерах лучше выбрать программные средства контроля.
Их можно поделить на 2 типа:
- Ведущие контроль выполнения служебных обязанностей сотрудником.
- Сосредоточенные на обеспечении информационной безопасности.
Выбрать один вариант невозможно, ведь для эффективной работы компании необходимы оба. Поэтому все чаще на рынке появляются комбинированные решения.
Один из таких продуктов — система учёта рабочего времени Yaware.TimeTracker.
Почему Yaware.TimeTracker?
Yaware.TimeTracker — это система учёта рабочего времени, которая:
- Фиксирует начало и окончание рабочего дня персонала. Это происходит автоматически с включением и выключением компьютера.
- Определяет активность сотрудников на рабочем месте.
- Мониторит работу всех подразделений компании, даже удаленных сотрудников.
- Составляет список использованных в течение дня программ, приложений, сайтов.
- Определяет продуктивность использованных программ.
- Формирует результаты в удобном для анализирования виде.
- Позволяет вести контроль удаленно.
Использование системы не требует дополнительных затрат:
- не нужно нанимать технических специалистов — установить Yaware.TimeTracker может любой пользователь;
- не нужно закупать дополнительное оборудование, достаточно простого соединения с Интернет;
- обновления происходят автоматически и бесплатно.
Для пользования сервисом не надо специальных знаний. Отчеты просты, наглядно демонстрируют всю статистику рабочего времени сотрудников.
Подводные камни контроля сотрудников на рабочем месте
Организовывая контроль работы сотрудников очень важно не переусердствовать. Не забывайте, что слишком круто “затянув гайки” вы можете потерять лояльность своего персонала и атмосферу доверия.
Еще до внедрения системы учета рабочего времени постарайтесь сгладить острые углы и добиться уменьшения сопротивления со стороны сотрудников. Объясните им, для чего необходим учет рабочего времени и что он может дать каждому из вас.
Сделайте контроль «дозированным». Не стоит постоянно акцентировать внимание сотрудников на том, что за ними следят. Это может очень плохо отразиться на производительности труда даже тех подразделений компании, где не нужны креативность и ощущение внутренней свободы для качественного выполнения работы.
В идеале сотрудники должны просто понимать, что в случае возникновения непонятных ситуаций, руководство может легко получить достоверную информацию об их работе.
Теперь вы знаете как организовать контроль сотрудников на рабочем месте и какие проблемы могут при этом возникнуть. Это поможет вам сделать его максимально эффективным.
