Что случится если вы на пару минут отвлечетесь на социальные сети или прочтете «горячую» новость? Ученые доказали, что среднестатистический сотрудник меняет деятельность каждые 3 минуты и такие перерывы не всегда плохо. Проблема появляется тогда, когда не удается быстро восстановить концентрацию — по статистике на это уходит около 23 минут — и сотрудник корит себя за то что отвлекся. Чем чаще это происходить, тем больше стресса и раздражения чувствует человек.
Что отвлекает сотрудников?
Многозадачность
Те, кто выполняют несколько задач одновременно чаще подвергаются стрессу и допускают ошибки. Ведь нужно переключаться с одного задания на другое, а по возвращении к предыдущему уровень внимания упадет. Когда вы работаете над одним заданием, небольшие перерывы положительно повлияют на продуктивность, позволят вернуться к выполнению с новыми силами.
Курение
На курилке часто обсуждаются вопросы, которые не поднимаются в офисе. Такое неформальное общение сближает коллег и нет ничего страшного в том, что сотрудник ходит на перекур. Плохо, когда это случается часто в течение дня и влияет на его продуктивность.
Коллеги
По результатам исследования журнала «Organization Studies» чаще всего сотрудников отвлекают их же коллеги. Переписка по почте и в чате мешают работе в 3 раза меньше, чем живое общение. Ведь сообщения или звонок можно просто проигнорировать. Отвлечение на коллег не всегда плохо, если сотрудник пришел сообщить новую информацию по заданию, над которым вы работаете — это даже к лучшему. Вас вроде бы и отвлекли, но то же время помогли.
Телефон
Почему бы не отложить телефон подальше? Регулярное пиканье смартфона не тот звук, который помагает сосредоточиться. Он наоборот пробуждает желание посмотреть, о чем пришло уведомление, поделиться смешным мемом или скинуть смайл в переписке. Вроде эти несколько секунд роли не сыграют, но внимание уже занято другими вещами и пиши пропало.
Как оградить себя от отвлекающих факторов?
Последние исследования показывают, что отвлечение внимания на работе не только учащает количество сделанных ошибок, но и очень утомляет людей. Когда к вам обращается коллега с просьбой помочь заполнить электронную таблицу, вы боитесь показаться невежливым, ответив отказом.
Так что же сделать, чтобы не отвлекаться на ерунду? Некоторым, например, помогают наушники или ленточки ярких цветов на запястье, возле рабочего места. Они сигнализируют окружающим о том, что вы сейчас очень заняты. (думаю вы тоже когда-то ставили статус «занят» в чате, после того как вас отвлекли 10 раз за несколько минут)
Исследования Калифорнийского университета в Ирвайне показывают, что сотрудники, не имеющие кабинета, отвлекаются на 29% чаще. Частое отвлечение внимания повышает уровень стресса на 9%. Тогда, как работа во внеурочное время повышает утомленность на 12%.
Концентрация — залог эффективной работы
Давайте рассмотрим еще один эксперимент, участниками которого стали 300 человек. Оказывается, достаточно лишь 2 секунд, чтобы человек потерял концентрацию. А наихудшее в том, что необходимо около 25 минут, чтобы снова сосредоточиться. Том де Марко, соавтор книги «Человеческий фактор», говорит, что необходимо еще 15 минут для таких сложных задач, как проектирование или программирование. Его выводы основаны на наблюдениях над 800 работниками.
Есть профессии, для которых концентрация важнее всего. Например, в одном из госпиталей Америки медсестры решили носить цветные повязки. Таким образом их не отвлекали, когда те готовили медикаменты своим пациентам. Офисные же сотрудники могут клеить стикеры в блокнот или на монитор. Так легче сразу сориентироваться с чего продолжить.
Сегодня существует много программ для контроля рабочего времени. Более 6,500 работников каждый год скачивают приложение «Interrupters Log Worksheet» от разработчика MindTools.com. С его помощью сотрудник самостоятельно записывает и анализирует отвлекающие от работы причины. Разложив все по полочкам легче увеличить продуктивность.
Лаура Стек, специалист по эффективному менеджменту, на своих тренингах учит отвлекать других только по особо важным причинам и просто отсылать запрос о встрече. Или назначить встречу позже у них же в кабинете. А Маура Томас советует отвлекать кого-то, когда вопросов накопиться несколько, а не один.
Можно также предложить своим сотрудникам закрывать дверь в кабинет, что будет явным сигналом для окружающих. А если офис большой, где большинство сотрудников отгорожены перегородками, введите специальную маркировку (ленты, флажки). Они четко дадут понять окружающим, кого лучше не беспокоить без важной причины.
Борьба с отвлечениями
Что может сделать руководитель?
Все начинается с отношения руководства к перерывам и потерям концентрации. Это могут быть как четко прописанные так и негласные правила для персонала. Главное достичь баланса. Понимание того, что люди не могут работать беспрерывно уже склоняет руководство к лояльному отношению к перерывам. То, что вы установите жесткие рамки все равно не гарантирует, что удастся полностью искоренить отвлечения. Наоборот, ограничения могут снизить продуктивность и настроить персонал против руководства. Куда больше пользы принесет четкое регламентирование времени на перерывы, обед, перекуры.
Осуществить это можно с помощью программы учета рабочего времени. Функционал позволяет не только записывать активность за компьютером, а также вести учет времени вне его — после возвращения сотрудник оставляет комментарий с причиной отсутствия. Используя сервис, вы даете сотрудникам в руки инструмент для тайм-менеджмента, где четко прописана вся их активность за день, использование социальных сетей и других ресурсов.
Руководитель в свою очередь в любой момент может посмотреть чем занят сотрудник. Проанализировав полностью нагрузку, вы сможете организовать процесс так, чтобы избежать многозадачности, уравновесить задание между всеми членами команды и отслеживать как это влияет на продуктивность сотрудника.
Что может сделать сотрудник?
Кажется, что прорвавшись на несколько минут вы потеряете только их. Проведите учет рабочего времени и будете неприятно удивлены. Статистика покажет, что чаще всего отвлекало в течение дня и сколько времени потрачено без пользы. Программы с доступом сотрудника к собственной статистике помогают ему дисциплинироваться и ограничивать время на отвлекающие факторы: социальные сети, развлекательные сайты. Также, сотрудник может воспользоваться способом описанным выше: придумать сигналы, по которых будет понятно, что его нельзя отвлекать ни за что на свете.
