Мы серьезно и долго занимаемся вопросом продуктивности в офисе. За время своей работы мы видели много инструментов для ее повышения. Какие-то из них действительно выглядели эффективными, какие-то — нет. И дело часто не в функционале, а в деталях.
Сегодня мы говорим с Александром Опанасенко, руководителем представительства Мегаплана в Украине. Разберем по полочкам его продукт.
Александр, мы о Мегаплане слышали и пробовали. Расскажите о нем в двух словах тем, кто еще не в курсе.
Мегаплан – это облачный сервис для совместной работы и работы с клиентами. Он помогает вести работу компании структурировано и эффективно. Благодаря нему задачи, дела, документы всегда под рукой, сотрудники знают, за что они отвечают, а руководитель — на каком этапе тот или иной проект компании.
Есть защищенная клиентская база, управление финансами, справочник сотрудников, корпоративный форум.
У Мегаплана огромный функционал. Но, есть много сервисов, которые делают только десятую часть того, что может Мегаплан, и продаются вполне успешно. Что лучше: быть универсальным и многофункциональным или маленьким и специализированным?
Выше я перечислил все возможности Мегаплана в принципе. А для разных задач есть разные варианты продукта:
- решение для совместной работы;
- CRM для работы с клиентами;
- общий продукт «Бизнес-менеджер» — для тех, кто любит, когда в программе есть всё.
Функционал Мегаплана поделен на модули, если вам в работе нужно два модуля из пяти, остальные три никак не помешают, они будут просто «сидеть» в верхней панели. Они не тормозят работу и не влияют на производительность.
Ко второму вопросу — я считаю, что многофункциональное решение всегда лучше узкоспециализированного. Когда у тебя под рукой новые возможности, которыми ты не пользуешься, ты рано или поздно захочешь их попробовать. А когда твой сервис ограничен, ты не можешь никуда вырасти в плане его использования.
Но ведь узкоспециализированные сервисы лучше делают ту свою часть работы, для которой они предназначены
Это не аксиома. Во-первых, сервисы делают люди. У нас для каждого продукта и модуля есть своя команда, которая отвечает за качество своей работы, и директора продуктов, которые отвечают за качество продукта в целом. Если команда в течение года занимается, например, только таск-менеджером, то он у них будет хороший и быстрый. Другая команда в это же время делает отличную CRM.
А во-вторых, смотря что называть «делать лучше свою работу». Есть на рынке очень простые сервисы: назвал задачу, назначил исполнителя, установил срок. Все. Нет иерархии, тегов, категоризации, приоритетов, аудиторов, уровней доступа. Свою функцию сервис выполняет чудесно. Ребята, которые его сделали, решили, что кроме этого ничего не нужно. Хорошо. Кому-то подходит такой минимализм. Но для компании из 50 человек такой таск-менеджер уже не подходит — такой компании нужны все эти приоритеты, аудиторы, иерархия и т. д.
Это я о том, что узкоспециализированные сервисы подходят только до определенного момента. Однажды захочется объединить данные с другими узкоспециализированными сервисами и построить связную систему управления. А Мегаплан — это уже готовая связная система.
Хорошо, давай тогда разберем систему по кусочкам. Есть много персональных таск-менеджеров. Каждый в компании может выбрать свой и спокойно им пользоваться. Зачем всем выбирать один-единственный Мегаплан?
Личные тайм-трекеры повышают личную эффективность, но не дают возможность системно управлять компанией.
Очень просто: в Мегаплане есть простой и быстрый персональный таск-менеджер «Дела». Он совмещает в себе календарь и списки дел. Все как обычно.
Кроме этого на личном календаре появятся рабочие встречи, на которые тебя пригласили. Кто-то в своем Мегаплане зовет тебя на встречу, ты принимаешь приглашение, встреча появляется у тебя и у всех участников на календаре.
Встреча — это как тема на форуме, в нее можно зайти и пообщаться с участниками, предложить сдвинуть срок, выложить файлы. То есть встреча — это дело, и к нему можно приготовиться всем вместе.
Во-вторых, вот у тебя список дел. Ты его заполняешь, как считаешь нужным. Это твое личное дело. Но помимо того, что нужно лично тебе, на тебя еще вешают другие задачи из компании. Если бы у тебя были отдельно твои дела и отдельно корпоративные задачи, ты бы вручную переносил эти данные. А в Мегаплане они все связаны. Плюс ты можешь прямо в задаче прокомментировать, что непонятно, и тебе ответят тут же. Представьте, что над задачей работает 3-4 человека — попробуй потом докажи, кто что имел в виду. А при совместной работе вся история уточнений, правок сохраняется.
Хорошо. Давайте тогда про задачи. Чем Мегаплан заткнет за пояс обычный корпоративный таск-менеджер?
Я бы не ставил вопрос так: «Заткнет за пояс». Это не соревнование. Кому-то подойдут наши функции, кому-то нет, и это нормально.
У нас модуль «Задачи» сделаны так, чтобы было удобно работать в иерархически организованных компаниях. Не в «плоских» компаниях американского типа, где все братаются и пьют пиво, а в более восточных по своему складу: то есть когда есть директор, замы, отделы с начальниками, руководители групп и линейные сотрудники, их много, и у каждого должны быть свои права и обязанности.
Есть четкое соблюдение вложенности: к задаче можно создать подзадачи, к ним — свои подзадачи, и далее до бесконечности. Например, ты делаешь задачу на отдел, и в ней создаешь подзадачи на конкретных людей.
Далее, такое же иерархическое распределение прав. Сотрудник видит только свои задачи, его начальник — задачи всех подчиненных, его начальник — задачи всех своих подчиненных и далее вниз. То есть, секретарь не увидит задачу на составление финансового отчета за год. Большой плюс, что это делается автоматически: место в иерархии компании автоматически задает права доступа.
Разумеется, чтобы это работало, нужна иерархия сотрудников. Для этого есть модуль «Сотрудники»: людей можно объединять в отделы, назначать начальников, настраивать подчинение. Здесь же у человека отмечается отпуск. Здесь же каждый сотрудник заполняет о себе личную информацию. Получается что-то вроде социальной сети.
К людям в Мегаплане обращаются по именам, а не по никнеймам или почтовым адресам. Еще можно обратиться по должности. Например, когда я ставлю задачу, я пишу в поле «исполнитель» «Михаил», «Иванов» или «программист» — и Мегаплан мне предложит нужного человека.
Другое свойство больших иерархических компаний — распределенная ответственность (что плохо) и коллективная работа (что иногда хорошо). В Мегаплане можно назначить главного исполнителя и добавить к нему соисполнителей и аудиторов. Аудиторы — это вроде как «для информации».
Когда ты поручаешь кому-то задачу, она появится у сотрудника в Мегаплане, плюс ему придет уведомление. То есть человек совершенно точно эту задачу не пропустит. Благодаря иерархии, процесс её выполнения смогут контролировать те, кому нужно.
Когда мы тестировали Мегаплан, нам казалось, что это будет такая мощная проектная система, с диаграммой Ганта и т. д. У вас этого нет принципиально?
Мегаплан не претендует на проектное управление для, например, девелоперских компаний или запуска ракеты в космос. Мы больше про офисную работу.
У нас есть повторяющиеся задачи, которые запускаются сами по графику. Есть задачи по цепочке: закончил одну, сразу создалась вторая, связанная с ней. Есть шаблоны для типовых задач: пришел клиент, ты для него в один клик запускаешь задачу на обслуживание.
Но вот вы заговорили о девелоперских компаниях. А кому еще не подойдет Мегаплан? И кому подойдет?
Если говорить о нашем проектно-управленческом продукте «Совместная работа», то здесь мы не подойдем только тем, кто не может жить без диаграммы Ганта.
В остальном у нас есть все, что нужно для организации совместной работы. Больше всего наш продукт используют компании, ориентированные на цифровой рынок: веб-студии, программисты, пиарщики, рекламисты. Но они изначально первые пробуют все цифровые инструменты, поэтому их мало чем удивишь.
Большой потенциал Мегаплана для сетевых и франчайзинговых компаний, распределенных представительств: например, страховщикам и сетям турагентств. Так как Мегаплан работает через интернет, по сути вы объединяете все свои представительства в единую информационную сеть.
В плане обслуживания клиентов Мегаплан больше подходит тем, кто обслуживает долго, чем тем, кто работает на большом потоке. Например, для продуктового магазина Мегаплан не нужен, потому что у нас нет склада и товарооборота. А для сети парикмахерских подходит. Для университета не подходит, а для рекрутинговой компании — вполне.
По опыту, оптимально Мегапланом пользоваться компаниям от 10 до 300 человек. Если меньше 10, велика вероятность, что люди просто будут писать друг другу письма, потому при таком количестве человек это еще реально. Если больше 300, то там уже требуются более сложные и дорогие системы управления.
То есть, Мегаплан — это для малого и среднего бизнеса?
Да. Мы ориентируемся на этот сегмент и очень заинтересованы в его росте.
А почему крупный отбрасываете?
Крупный бизнес мы не отбрасываем, но относимся к нему философски. Это принципиально другая модель работы. Крупный клиент захочет, чтобы мы для него сделали особый функционал, который больше не нужен никому. У крупного бизнеса паранойя по поводу собственной системы защиты данных и доступа. Мы понимаем эти проблемы, но мы принимаем продуктовые решения в пользу другого клиента.
Мегаплан — это готовая система управления, которую просто берешь и используешь, без заумного дорогостоящего внедрения. Берешь такой, какая есть, и если она тебе не подходит, ты ничем не рискуешь. У нас много модулей, из которых ты последовательно набираешь то, что тебе нужно, и используешь так, как тебе удобно. Это система управления для частных компаний, для людей, а не для мегакорпораций.
А давайте подробнее о внедрении. Что значит «без заумного внедрения»?
Как устроено внедрение дорогих корпоративных систем в крупных компаниях: компания платит несколько сотен тысяч, приходят специалисты, и целенаправленно несколько месяцев настраивают весь софт и железо. Потом приходят консультанты и учат всех в компании в этом работать. Это еще месяц-два. То есть от решения внедрить систему до того, как секретарь Маша начнет заводить в систему входящие звонки, проходит полгода и сотни тысяч гривен. Это нормально для большой компании, у них все всегда дорого.
Мы про другое: у нас ты бесплатно регистрируешься, вписываешь e-mail-адреса всех своих сотрудников, сразу же раздаешь им задачи, и они приходят на уже готовую и внедренную систему. Дальше, чтобы это заработало глобально и повсеместно, нужна воля руководства: целенаправленно заставлять людей вести задачи через Мегаплан. На это уходит две-три недели. То есть за месяц вполне реально понять, будет это работать или нет.
За первый пробный месяц вы не платите. Если после этого вы чувствуете, что Мегаплан вам полезен и помогает в работе, вы его покупаете в том объеме, в котором он нужен.
А как определяется объем?
Мы продаемся по лицензиям. Число лицензий — это сколько человек может сидеть в Мегаплане одновременно. Скажем, если у вас в офисе 20 человек, и они постоянно сидят в Мегаплане, нужно 20 лицензий. Если 10 человек в офисе и 10 в разъездах у клиентов, хватит 13-15 лицензий. Если 20 человек работают в 4 смены, хватит 5-6 лицензий.
Цена зависит от числа лицензий и срока действия. Если взять 10 лицензий «Совместной работы» на год, выйдет примерно 600 грн. в месяц. То же самое, но с дополнительным функционалом ЦРМ — 1050 грн. в месяц. Еще плюс финансовый учет — чуть менее 1540 грн. в месяц. То есть даже Мегаплан с максимальными возможностями — это очень доступный для компании инструмент. А если учесть, что с Мегапланом половину сотрудников можно усадить работать дома, а вторую половину — в другой стране, можно вообще оптимизировать расходы.
Ну, предположим, сразу все не побегут делать удаленные офисы, это понятно. Какой помимо этого экономический эффект дает Мегаплан?
Мегаплан помогает компаниям избавиться от огромной черной дыры в расходах — неэффективного расхода времени. Он помогает «собраться» как нерадивым сотрудникам, так и активным трудягам, так и их руководителям. Когда ясно, что делать, как и к какому времени, добиться результата проще и быстрее.
Мегаплан уменьшает рутинную нагрузку на сотрудников, а вместе с ней — стресс, прогулы и число авралов. Меньше писем, меньше документов, меньше суеты, больше полезной работы.
В конце концов, Мегаплан упрощает управление. С Мегапланом гораздо проще доводить дела до конца, и в результате компания работает продуктивнее.
В денежном эквиваленте это посчитать трудно, потому что все индивидуально. Есть компании, у которых уже хорошее управление и нет лишнего бюрократизма, и Мегаплан просто оформляет их методологию в нормальной информационной среде. А есть бюрократические организации, которые с Мегапланом начинают медленно перестраиваться на новые рельсы. В любом случае Мегаплан дает прирост эффективности и скорости работы.
Убедиться в преимуществах сервиса можно уже за время тестового периода. Никаких затрат, полный функционал Мегаплана на месяц для всех сотрудников компании. Регистрация на сайте: www.megaplan.ua. Автоматизируйте компанию и развивайтесь с Мегапланом!
