То, что может быть подсчитано, должно быть подсчитано.
Представьте, Вы наняли токаря. И поставили перед ним задачу — точить 100 деталей в месяц. Как будете оценивать его эффективность?
“Куда уж проще!” — воскликнете Вы. Но подождите делать выводы.
- Во первых, Вы хотите, чтобы он не просто приходил на работу и точил. А чтобы точил именно гайки (не болты или стержни). И ставите план — 100 штук в месяц.
- Во-вторых, Ваш гипотетический токарь иногда болеет, ездит навещать больную бабушку и т.д. А Ваша работа стоит в это время.
- В-третьих, как оплачивать работу? Вроде бы всё понятно: токарь точит — Вы платите. Но тут работник ставит вопрос ребром: “Если Вы хотите, чтобы я точил каждый день и даже получались гайки, да еще и в количестве 100, то платите премию.”
Проходит время и токарь приносит Вам 123 гайки. И, естественно, требует доплаты за 23 гайки сверх нормы.
Теперь как в школьной задачке:
Дано: токарю в начале месяца было поручено наточить 100 гаек. И обещана премия, если он выполнит задание в срок. Токарь наточил 123 гайки.
Вопрос: получит ли токарь премию? Если да, то какую?
Чтобы принять решение, не хватает много информации. Например, выполнил ли токарь задание? Вроде бы да. А если эти гайки из серебра? И сделав лишние гайки, мастер испортил дрогоценный материал. Или окажется, что половина сделанных гаек — бракованные. Или станок сломался из-за слишком интенсивной эксплуатации. Как видите, на данном этапе Вы не уверенны даже в том, что работник выполнил свой план вообще. Что уж говорить о премии. Всегда есть другие факторы, о которых нужно помнить при оценке результата. Как же учесть все факторы?
Ответ: оцените эффективность работы токаря.
Оценить компетентность и составить индивидуальный план развития — легко. Для этого существует много методик.
А вот с оценкой эффективности труднее.Что же скрывается за аббревиатурой, уже привычной в бизнес-кругах и в среде HR-менеджеров?
Ключевые показатели эффективности, или что такое KPI:
KPI это показатели, которые отображают, насколько эффективно сотрудник, команда или компания движется к выполнению своих целей и задач. KPI используют, чтобы оценить потенциал сотрудника, его компетентность и качество работы. Оптимальной, стандартной формулы расчета ключевых показателей, подходящей для любых сотрудников — не существует. Лучшим способом будет определение плановых показателей и назначение на каждый из них процентной надбавки за перевыполнение.
Индивидуальный показатель эффективности каждого сотрудника измеряется и рассматривается в совокупности с KPI всей компании. Чтобы чем-то управлять, нужно это измерять!
Цель KPI системы — сделать работу всех подразделений слаженной. Когда каждый специалист трудится во имя общей цели и получает бонусы за выполнение поставленных перед ним задач.
KPI нужен для того, чтобы в организации были максимально четкие плановые задания для сотрудников (цели) и максимально эффективная, прозрачная и справедливая система оплаты труда сотрудников.
Как ключевые показатели эффективности выглядят на практике и с чего начать?
Начинаем работу с KPI
Внедрение KPI не должно возникать ниоткуда и существовать изолированно. Важно представлять себе его взаимосвязи с другими процессами.
Любая организация ставит перед собой стратегические цели. Потом большие цели дробятся на более конкретные тактические задачи. А для этого нужно выделить критические факторы успеха. Это основа для разработки KPI.
7 вопросов о продуктивности сотрудников, которые волнуют руководителей
Ключевые показатели KPI
Четверть всех отечественных компаний не имеет утвержденных критериев оценки эффективности персонала. И напрасно. Чтобы деятельность того или иного подразделения компании была эффективной, нужно иметь возможность ее оценить по KPI показателям.
Как оценить эффективность процесса? По таким показателям:
- соотношение материальных затрат и времени на тот или иной процесс;
- количественные и качественные результаты процесса.
Соответственно, эффективность любого процесса можно измерить через некоторую комбинацию затратного, временного, количественного и качественного показателей (индексов).
Обычно измеряют следующие характеристики работы:
- Полезный эффект — то, ради чего выполняется работа. Чистая прибыль, объем продаж, размер клиентской базы и другое.
- Побочный эффект — нежелательные результаты, которые сопутствуют желаемым результатам. Например, текучесть персонала, кредиторская задолженность.
- Затраты ресурсов — любые издержки и затраты, которые можно выразить в деньгах.
- Затраты времени — время, затраченное на выполнение работы.
- Соотношение полезного эффекта и затрат ресурсов/времени — оценка эффективности работы на основе сравнения полезного эффекта и затрат ресурсов/времени.
Вообще, любой показатель можно отнести к тому или иному виду. Основные виды KPI перечислены ниже на рисунке.
KPI показатели — примеры:
Давайте разберем пример расчета показателей эффективности работы менеджера по продажам.
Основные показатели KPI сотрудника:
1 — количество сделанных звонков;
2 — количество сделанных продаж;
3 — сумма сделанных продаж.
Определяем коэффициент важности, как 0,25; 0,25 и 0,5 для каждого показателя соответственно.
Расчет происходит по формуле: Коэфф.*Фактическое выполнение / Плановые показатели
То есть, если у менеджера плановый показатель сделанных звонков — 200 в неделю, он сделал 220, коэффициент показателя — 0,25 — его показатель эффективности равняется:
0,25*220/200 = 0,275 только по этому показателю.
Таким же образом рассчитываем остальные. Пускай, в ходе расчетов получилось, что результаты деятельности сотрудника за неделю выглядят как:
0,275
0,15
0,512
Суммируем и получаем коэффициент результативности сотрудника 0,937. То есть, план выполнен на 93,70% или не выполнен на 6,3%.
Расчет KPI в таблице Excel
Когда показателей продуктивности много, рассчитывать их вручную — времязатратно и невыгодно. Особенно, если сотрудников не один — а штат. Намного проще считать показатели в Excel. Хотя, даже екселевская таблица оставляет руководителю или HR-у (или любому другому сотруднику, контролирующую персонал и его деятельность) надобность вводить данные руками.
Такие разные показатели KPI
Необходимо помнить, что для каждой компании набор KPI может быть совершенно разными, как разными будут и глобальные цели и задачи предприятий. Если основная цель — «стать наиболее прибыльной компанией в нашем сегменте рынка», то KPI будут нацелены на измерение прибыльности и связанных с ней величин. У школы будет совсем другой набор KPI. Например, количество учеников, поступивших в ВУЗ после окончания школы.
Также важно выбрать правильный KPI для каждой должности и ввести реальные диапазоны изменения параметра. Если HR-менеджер поставил себе цель «1000 новых вакансий в день», он делает измерения (считает новые вакансии), вычисляет метрику (новых вакансий в день) и приводит диапазон действительное-желаемое по этой метрике к 100%. Вот у менеджера получился KPI, который позволяет отслеживать, насколько успешно он продвигается в поставленной цели. А для токаря в качестве KPI выступит “количество гаек”. Или часы работы, если он делает не только гайки.
Кстати, часы работы — один из самых популярных показателей KPIКак только его не измеряют! Табель учета рабочего времени, видеокамеры, вход по карточкам или отпечаткам пальцев… Если Ваши сотрудники работают за компьютерами, всё может быть значительно проще. Даже если вас разделяют километры и нужно проконтролировать удаленных сотрудников.
Автоматизация — наше всё! Примеры некоторых KPI сотрудников, работающих за компьютером
Сервис Yaware.TimeTracker — это удобный инструмент для измерения работы на компьютере. С его помощью руководитель получает базовые показатели работы персонала без дополнительных усилий. Программа автоматически собирает статистику и подает в виде удобных отчетов. Здесь примеры KPI, доступных в программе учета рабочего времени и продуктивности:
- Стоимость часа работы. Денежный эквивалент самого ценного ресурса сотрудников, например цель: не менее 3$/час/
- Стоимость задач. Соотношение времени потраченного на задачу к почасовой ставке персонала.
- Среднее количество отработанного времени по компании/отделу/сотруднику. Длительность рабочего дня, включая продуктивное, непродуктивное и нейтральное время.
- Уровень продуктивности работы. Процентное соотношение продуктивного времени к длительности рабочего дня. Без учета времени, потраченного на обед, перекур, социальные сети и развлекательные ресурсы. Например, цель: 75% — 6 часов с 8 рабочих.
- Ежемесячный рейтинг персонала. Степень вовлеченности в работу, представлена в виде списка сотрудников от более продуктивных к менее продуктивным.
- Суммарное время опозданий. Количество рабочего времени, упущенного из-за начала рабочего дня позже положенного. Например, цель 10 минут в среднем по всех сотрудниках.
- Количество непродуктивного времени. Процентное соотношение непродуктивного времени к длительности рабочего дня. С учетам времени, потраченного на обед, перекур, социальные сети и развлекательные ресурсы. Например, цель: 25% — 2 часа с 8 рабочих.
- Уровень нагрузки на команды. Соотношение количества продуктивного времени к количеству сотрудников в отделе Например, цель: не 7.5 часов в день на члена команды.
Чтобы отслеживать, сколько времени сотрудники тратят на работу, и насколько они продуктивны, попробуйте бесплатно программу Yaware.TimeTracker.
Скачайте приложение и установите на рабочие компьютеры сотрудников.
